Quelle est l’efficacité de vos méthodes actuelles de collecte de données?

Si votre organisation utilise un stylo, du papier et/ou des feuilles de calcul pour collecter et gérer les données de votre entreprise, il est probablement temps de repenser vos méthodes actuelles de collecte de données.

Avouons-le. Vous êtes en affaires pour réaliser un profit, et le profit que vous gagnez ne repose pas uniquement sur les ventes. Il est également lié à vos coûts d’exploitation. Quelle que soit la taille de votre organisation, plus vous gérez efficacement votre entreprise, plus vos coûts d’exploitation seront faibles.

Les dangers de la collecte de données avec un crayon et papier.

Si vous collectez toujours des données à l’ancienne, il est probable que vous ayez rencontré certains ou tous les problèmes suivants :

  • Des formulaires papier qui se perdent ou sont endommagés, ce qui vous oblige à répéter le processus de collecte de données.
  • Les erreurs d’écriture et de saisie illisibles entraînent des inexactitudes dans les données.
  • Les relevés doivent être géolocalisés manuellement, ce qui nécessite un investissement supplémentaire en temps.
  • Aucune vidéo et photographie ne peut être ajoutées sur le formulaire papier et elles doivent donc être jointes aux données correspondantes après leur collecte.
  • L’analyse des données implique que vous examiniez des formulaires papier et, même dans ce cas, elle ne fournit qu’une idée générale de ce qui se passe, par rapport à des informations exploitables.
  • La transcription manuelle des données prend du temps et génère des erreurs.

Pour relever certains des défis ci-dessus, de nombreuses entreprises qui cherchent à moderniser leurs processus de gestion des données se tournent vers les feuilles de calcul. Les tableurs, tels qu’Excel ou Google Sheets, enregistrent les données sous forme de lignes et de colonnes, ce qui permet certainement une plus grande clarté. Malheureusement, les feuilles de calcul comportent leur propre ensemble de contraintes et de limitations.

L’inconvénient de la collecte de données à l’aide de feuilles de calcul.

  • Les feuilles de calcul ne sont pas adaptées aux appareils mobiles. L’affichage des données sur un petit écran nécessite un défilement vertical et horizontal sans fin, et la localisation de cellules spécifiques à des fins de saisie de données est fastidieuse.
  • Étant donné que les feuilles de calcul n’ont pas de capacités de géolocalisation, vous devez générer les coordonnées géographiques à l’aide d’un GPS, puis les ajouter manuellement.
  • Les données de terrain saisies dans une feuille de calcul ne sont pas accessibles en temps réel, ce qui signifie que les gestionnaires et les analystes doivent attendre que les enquêteurs soient revenus du terrain et que les informations soient mises à jour.
  • Les photos et autres médias ne peuvent pas être saisis dans des feuilles de calcul et doivent être associés aux données séparément.
  • Bien que le tableur contienne des outils puissants pour l’analyse statistique des données, l’analyse des données et la création de rapports restent lourdes et chronophages.

Considérez les inefficacités du scénario suivant. Un organisme de bienfaisance fait du porte-à-porte pour recueillir des dons. Les collecteurs recueillent des données à chaque adresse qu’ils visitent. Afin de partager ces informations avec leur responsable, ils doivent les saisir dans la base de données de l’entreprise à leur retour au bureau.

Leur responsable crée ensuite manuellement une carte de toutes les adresses visitées, en les classant dans l’une des quatre catégories :

1. Donné

2. Refusé

3. Aucune réponse

4. Indécis

Cette carte créée manuellement est ensuite utilisée pour tracer l’itinéraire du personnel de terrain du lendemain, et ce processus laborieux doit être répété chaque jour.

Considérez également la tâche de gérer les données de terrain relatives aux régions éloignées. Entrez des informations de latitude et de longitude incorrectes et vous pouvez vous retrouver avec une propriété rurale d’intérêt au milieu de l’océan Atlantique par rapport à son emplacement réel.

Les feuilles de calcul n’offrent aucun filet de sécurité. Il n’y a pas de validation automatique des entrées et à moins d’un examen approfondi, les erreurs humaines resteront non identifiées. D’autre part, les applications de collecte de données sur le terrain :

  • Offrent la traçabilité et la validation des données
  • Éliminent les manipulations et de transcriptions manuelles, chronophages et sujettes aux erreurs
  • Donnent un accès aux données en temps réel
  • Permettent l’intégration de l’analyse des données et automatisent la création de rapports

Prêt à mettre à jour vos méthodes de collecte de données de terrain ?

Recherchez une application de collecte de données sur le terrain comme Coral Collect.

Avec Coral Collect, votre personnel de terrain peut saisir des données à l’aide d’un appareil mobile, avec ou sans service cellulaire ou WiFi. Une fois que ces données ont été synchronisées avec le cloud, elles sont instantanément transférées vers une base de données et deviennent disponibles en temps réel pour toute personne ayant accès à votre organisation. Parmi les nombreux avantages :

  • Pas de papiers endommagés ou perdus 
  • Aucune retranscription requise
  • Beaucoup moins d’erreurs de saisie de données
  • La possibilité de prendre et de lier automatiquement des photographies et d’autres médias aux données

Afin de conserver des données plus précises, d’opérer avec une plus grande efficacité et de générer des bénéfices plus élevés, utilisez gratuitement Coral Collect.

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