Restranscription des données papier vers une base de données.

Si vous retranscrivez toujours vos données papier manuellement vers une base de données, cet article vous est destiné. L’objectif sera d’apprendre à automatiser la retranscription des données vers votre base de données.

Problème rencontré:

Le problème rencontré par un grand nombre d’entreprises qui font des relevés sur le terrain est qu’à la fin de la journée, après avoir passé des heures à collecter des données sur le terrain, les techniciens doivent retranscrire manuellement toutes les données qu’ils ont pris sur des formulaires papier dans la base de données.

Il en résulte:

  • Une perte de temps,
  • Une perte d’argent,
  • Des erreurs de retranscription,
  • Plusieurs données perdues,
  • Des délais pour récupérer les données de tous les releveurs.

Comment le collecteur de données ‘Coral Collect’ résout ce problème:

Coral Collect est une application mobile qui permet de remplir des formulaires numériques directement sur le terrain depuis une tablette ou un téléphone cellulaire.

Une fois le formulaire complété, le personnel terrain envoie les données collectées automatiquement vers la base données.

Je vous présente ici les 5 étapes pour automatiser la retranscription des données vers votre base de données.

Étape 1: Créez-vous un compte sur le collecteur de données Coral Collect (C’est gratuit)

Créez votre compte sur Coral Collect ici

Étape 2: Créez un formulaire numérique

Voici venu le moment de transformer votre bon vieux formulaire papier en formulaire numérique.

Pour ce faire:

  • Aller dans l’onglet formulaires,
  • Cliquez sur le bouton + en haut à droite,
  • Donnez un nom à votre formulaire,
  • Glissez les différents champs disponibles sur la droite qui vous intéressent et déposez-les dans la boîte grise à gauche,
  • Éditez les champs que vous avez placés dans la boîte grise pour qu’ils correspondent aux questions de votre formulaire papier.

Pour de l’aide à ce niveau, veuillez visionner ces tutoriels:

Lorsque votre formulaire est créé, veuillez l’enregistrer en cliquant en haut à droite

Étape 3: Téléchargez l’application Coral Collect sur votre appareil

  • Allez sur Google play ou App store,
  • Tapez Coral Collect dans la recherche,
  • Téléchargez l’application sur votre appareil.

Étape 4: Remplissez directement vos formulaires depuis votre tablette ou téléphone portable

Vous pouvez maintenant remplir votre formulaire depuis votre téléphone ou tablette. 

  • Ouvrez l’application,
  • Choisissez le projet automatiquement créé “mon premier projet’,
  • Appuyez sur le bouton + en bas à droite,
  • Sélectionnez votre formulaire,
  • Remplissez vos données,
  • Enregistrez votre formulaire,
  • Synchronisez vos données avec le bouton de synchronisation dans le menu en haut à gauche.

Étape 5: Téléchargez vos données dans le format désiré

Vos données sont déjà entreposées dans une base de données cloud. Si vous voulez les exporter vers une autre base de données, vous devez suivre les instructions suivantes:

  • Connectez-vous au tableau de bord Coral Collect,
  • Allez dans l’onglet projet,
  • Sélectionnez le projet “mon premier projet’,
  • Cliquez sur le bouton d’exportation en haut à droite,
  • Cliquez sur ‘data’,
  • Choisissez le format désiré,
  • Cliquez sur ‘export’.

Votre processus de collecte de données est maintenant automatisé et votre problème est résolu!

Difficulté de partager les données terrain avec le reste de l’équipe

Problème soulevé:

Lorsque l’on collecte des données sur le terrain, il peut être complexe de partager les données avec tous les membres d’une organisation, notamment si ces données sont stockées localement.

Un telle situation implique:

  • D’être présent au bureau pour accéder aux données,
  • D’attendre que les équipes retranscrivent les données terrain avant de pouvoir les visualiser.

Lorsque le processus de gestion de données n’est pas automatisé,  les données sont difficilement accessibles.

Comment le collecteur de données Coral Collect résout ce problème:

Coral Collect enregistre dans  le cloud toutes les données qui ont été collectées à partir de l’application et les partage à tous les utilisateurs de votre organisation.

Ainsi, les utilisateurs peuvent accéder aux données sur un tableau de bord ou sur leur appareil. Vous pouvez mettre en place des permissions pour contrôler l’accès aux données.

Cela permet:

  • D’accéder aux données prises sur le terrain, de n’importe où,
  • De visualiser sans délai sur le tableau de bord les données capturées sur le terrain,
  • De partager les données avec tous les intervenants en temps réel.

La solution Coral Collect favorise la collaboration entre toutes les parties prenantes lors d’une opération de collecte de données sur le terrain. En plus d’automatiser le parcours des données dans votre organisation, elle garantit l’accessibilité à ces données à tous les intervenants. Il en résulte une augmentation de la productivité et une meilleure  prise de décision.

Comment le faire étape par étape?

Sur mobile:

1: Ouvrez l’application,

2: Sélectionnez un projet,

3: Appuyez sur ‘Changement de synchronisation’,

4: Visualisez toutes les données mises à jour sur la carte de l’application.

Sur ordinateur:

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Aller dans l’onglet projet,

3 : Choisissez l’un de vos projets,

4: Visualisez toutes les données mises à jour sur la carte en ligne.

Vous avez résolu votre problème!

Planification des opérations sur le terrain et gestion des équipes

Lors des opérations de collecte de données, plusieurs problèmes apparaîtront si la planification des opérations sur le terrain et la gestion des équipes ont été négligées. Parmi ceux-ci, notons:

Problèmes soulevés: 

  • Réaliser 2 fois la même inspection par erreur,
  • Difficulté de définir l’itinéraire des équipes,
  • Difficulté de mettre à jour les données directement sur le terrain, 
  • Récupérer toutes les données recueillies précédemment.

Plus l’équipe est grande, plus ces problèmes risque de survenir.

Comment le collecteur de données Coral Collect résout ces problèmes?

Tout d’abord, Coral Collect archive dans le cloud toutes les données qui ont été collectées et permet à tous les utilisateurs d’y accéder sur le terrain ou au bureau en temps réel. 

Ainsi:

  • Les équipes sur le terrain peuvent visualiser les données qui ont déjà été collectées et ne pas réaliser le même relevé par erreur,
  • Lorsque les équipes retournent sur le terrain pour observer l’évolution d’une donnée inspectée, ils pourront accéder aux données précédentes et directement les mettre à jour,
  • Les gestionnaires pourront mieux planifier les opérations de collecte de données au jour le jour car ils auront accès à une carte montrant tous les relevés réalisés. Ils pourront plus efficacement définir l’itinéraire de leurs équipes,
  • Toutes les données sont disponibles en format numérique sur les appareils. Il n’est donc plus nécessaire de:
    • Chercher les relevés et photos déjà collectées
    • Apporter physiquement ces données sur le terrain.

Comment le faire étape par étape sur un appareil mobile et sur un ordinateur

Sur mobile:

1: Ouvrez l’application,

2: Sélectionnez un projet,

3: Appuyez sur ‘Changement de synchronisation’,

4: Visualisez vos données sur la carte de l’application.

Sur ordinateur:

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Visualisez vos données mises à jour sur la carte en ligne.

Votre problème est résolu!

Collecter, visualiser et traiter des données géoréférencées.

Si vous devez collecter et traiter des données géoréférencées (ce sera généralement le cas) puis que vous cherchez une solution simple pour le faire, cet article est parfait pour vous.

Problème rencontré:

Un problème rencontré lors de la collecte de données sur le terrain, est  la difficulté de géoréférencer les données. Pour ce faire, on peut indiquer l’adresse civique à proximité mais cette localisation n’est pas précise. Sinon, on peut utiliser un GPS qui capturera les coordonnées de notre position actuelle, ce qui n’est pas pratique car on ajoute un équipement supplémentaire à manipuler.

Par la suite, il faudra associer manuellement cette localisation à la donnée. Ces manipulations répétitives complexifient le processus, surtout pour les néophytes.

Comment Coral collect résout ce problème?

L’application mobile Coral Collect vous permet de collecter vos données directement depuis votre téléphone ou tablette.

Lorsque vous collectez des données, les coordonnées géographiques sont automatiquement associées à votre relevé à votre position actuelle.

Si vous souhaitez définir vous-même la position géographique de votre relevé, une carte est mise à votre disposition pour le localiser à la position désirée. Les coordonnées GPS seront automatiquement ajoutées en tant que métadonnées.

Vous pourrez ensuite visualiser les données directement sur une carte en ligne et les exporter dans un format qui supporte des données géoréférencées.

La collecte de données géoréférencées:

Voici les étapes pour mettre en place Coral Collect afin de collecter vos données sur le terrain:

Étape 1: Créez-vous un compte sur Coral Collect (C’est gratuit),

Étape 2: Créez un formulaire numérique.

Voici venu le moment de transformer votre bon vieux formulaire papier en formulaire numérique

Pour ce faire:

  • Allez dans l’onglet formulaires,
  • Cliquez sur le bouton ‘+’ en haut à droite,
  • Donnez un nom à votre formulaire,
  • Sélectionnez les différents champs disponibles sur la droite qui vous intéressent et insérez-les dans la boîte grise à gauche,
  • Éditez les champs que vous avez placés dans la boîte grise pour qu’ils correspondent aux questions de votre formulaire papier.

Pour de l’aide à ce niveau, veuillez vous référer à ces tutoriels:

Vidéo création de formulaire

Guide créateur de formulaires

Lorsque votre formulaire est créé, veuillez l’enregistrer en cliquant en haut à droite

Étape 3: Téléchargez l’application Coral Collect sur votre appareil

  • Allez sur Google play ou App store,
  • Tapez ‘Coral Collect’ dans la recherche,
  • Téléchargez l’application sur votre appareil.

Étape 4: Remplissez directement vos formulaires depuis votre tablette ou téléphone portable

  • Ouvrez l’application,
  • Choisissez le projet automatiquement créé “mon premier projet’,
  • Appuyez sur le bouton + en bas à droite,
  • Sélectionnez votre formulaire,
  • Remplissez vos données,
  • Enregistrez votre formulaire.

La visualisation de données géoréférencées:

Étape 1: Synchronisez vos données

Cette action va transférer les données que vous avez collectées depuis l’application vers le cloud et permettre à tous les membres de votre organisation d’accéder aux données sur le tableau de bord et sur l’application.

Une fois que vous avez collecté vos données avec l’application:

  • Assurez-vous d’avoir une connexion internet,
  • Cliquez sur le bouton rouge en haut à gauche,
  • Cliquez sur changement de synchronisation.

Étape 2: Connectez-vous au tableau de bord

Étape 3: Ouvrez votre projet et visualisez vos données.

  • Allez dans la section projets du tableau de bord,
  • Cliquez sur le projet dont vous voulez visualiser les données.

Une carte en ligne avec vos données, sous forme de marqueurs de couleurs, va apparaître.

  • Cliquez sur les marqueurs pour voir l’information détaillée des relevés,
  • Vous pouvez personnaliser les couleurs des marqueurs en fonction des réponses que vous avez inscrites dans vos formulaires.

Le traitement de données géoréférencées:

Il est possible de traiter des données géoréférencées en dehors de la plateforme Coral. Pour ce faire, il vous faudra utiliser un SIG (système d’informations géographiques). Les SIG sont des outils qui vous permettront de traiter vos données géoréférencées à un niveau plus spécialisé. Parmi les plus connus il y a:

  • QGIS 

QGIS est un outil gratuit. Pour être en mesure de l’utiliser, il faudra importer vos données géoréférencées dans des formats spécifiques.

Ces formats sont:

  • Geojson,
  • Shapefile

Coral Collect vous permet d’exporter vos données dans ces deux formats. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes suivantes:

Étape 1: Ouvrez votre projet

Étape 2: Exportez

  • Cliquez sur le bouton ‘téléchargement’ en haut à droite de votre projet,
  • Sélectionnez ‘data’,
  • Cliquez sur le nom de la couche de données que vous voulez exporter (le nom du formulaire que vous avez utilisé),
  • Choisissez le format d’exportation désiré dans la liste ( Geojson ou Shapefile),
  • Cliquez sur export.

Votre problème est résolu.

Convertir des données collectées sur le terrain en livrables avec Coral Collect

Problème rencontré

Lorsqu’on effectue des relevés sur le terrain, un des défis que l’on rencontre le plus souvent est de convertir les données collectées en livrables pour nos collègues à l’interne ou pour nos clients.

Comment Coral Collect résout ce problème?

Une fois que vous avez collecté vos données avec l’application Coral Collect, elles deviennent  disponibles dans vos projets sur le tableau de bord. Vous pourrez à cette étape, trier vos données selon vos critères et en bénéficier sous différents formats. Les livrables issus des données terrain, sont créés automatiquement. 

Comment produire vos livrables étape par étape?

ATTENTION: Vous devez collecter vos données avec Coral Collect pour être en mesure de produire les livrables suivants. Pour commencer à utiliser Coral Collect pour la collecte de données terrain, veuillez vous référer à l’article: Mettre en place Coral Collect en 5 étapes.

Excel:

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘data’,

6: Choisissez dans ‘formulaire’ votre couche de données que vous voulez exporter.

7: Choisissez dans type de fichier ‘Excel (XLSX)’

CSV

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘data’,

6: Choisissez dans formulaire votre couche de données que vous voulez exporter,

7: Choisissez dans type de fichier ‘CSV’.

Shapefile

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘data’,

6: Choisissez dans formulaire votre couche de données que vous voulez exporter,

7: Choisissez dans type de fichier ‘Shapefile’.

Geojson

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘data’,

6: Choisissez dans formulaire votre couche de données que vous voulez exporter,

7: Choisissez dans type de fichier ‘GeoJson’.

Images

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘Images’.

Rapport PDF

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez dans la table sur le bouton (i),

5: Appuyez sur le bouton ‘Export’.

Rapport PDF personnalisé

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez dans la table sur le bouton (i),

5: Appuyez sur le bouton ‘Export’,

6: Sélectionnez votre rapport personnalisé,

Batch de rapports pdf personnalisé

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton “report’ situé entre la carte et la table,

5: Sélectionnez votre rapport personnalisé,

6: Cliquez sur Export.

Comment mettre en place Coral Collect en 5 étapes pour collecter des données

En premier lieu, les utilisateurs de Coral Collect désirent travailler avec l’application pour diverses raisons, mais la plupart d’entre eux ont un point commun: ils veulent commencer à collecter des données le plus rapidement possible.

Pour commencer, si vous êtes un utilisateur nouvellement inscrit ou que vous cherchez un guide simplifié d’utilisation de Coral Collect, cet article s’adresse à vous et répondra à vos questions. Il présente clairement les principales étapes à franchir pour une mise en place rapide de l’application. Donc, vous serez en mesure de collecter, dès maintenant, vos données sur le terrain simplement et efficacement.

Guide de démarrage en 5 étapes

Voici les 5 étapes de démarrage à suivre:

  1. Créer un projet
  2. Créer un formulaire
  3. Inviter des membres
  4. Configurer les permissions
  5. Télécharger l’application mobile

Étape 1 : Créer un projet

Créer un projet est très facile et ne prend que quelques minutes.

Qu’est-ce que c’est un projet?

Un projet est un regroupement de données terrain. En réalité, on pourrait illustrer un projet comme une pochette dans laquelle on range et conserve les relevés pris sur le terrain.

Tous les plans offerts permettent de créer un nombre illimité de projets. À vrai dire, vous devriez créer vos projets en fonction de votre contexte opérationnel. Par exemple, vous pouvez créer des projets sur la base:

  • Du type d’opération 
  • Du nom du client
  • De la date de l’opération terrain

Pourquoi est-ce important?

Premièrement, le fait d’organiser vos données sous forme de projets facilite énormément la visualisation et l’exportation des données. Pour chacun de vos projets, vous pourrez alors visualiser sur une carte en ligne les données que vous avez collectées. Deuxièmement, vous serez en mesure d’exporter vos données sous différents formats dans le répertoire approprié.

  1. Connectez-vous au tableau de bord
  2. Dans le menu vertical à gauche, sélectionnez Collect
  3. Dans la section « Projets », cliquez sur le bouton ‘+’
  4. Saisissez un nom pour votre projet. 
  5. Cliquez sur le bouton enregistrer, en bas à droite

Cliquez ici pour créer un projet

Étape 2 : Créer un formulaire

Après la création de votre projet, vous devrez créer un formulaire. 

Qu’est-ce qu’un formulaire?

Somme toute, un formulaire est un ensemble de champs de données qui, une fois rempli, sera automatiquement associé à une position géographique.

Tous les plans offerts permettent de créer un nombre illimité de formulaires. Par conséquent, vous pourrez créer des formulaires adaptés aux différents types de relevés que vous devez effectuer.

D’ailleurs, des exemples de formulaires sont disponibles sur votre tableau de bord en fonction de l’industrie que vous avez sélectionnée lors de votre inscription. Inspirez-vous donc de ces formulaires thématiques pour créer le vôtre ou bien modifiez-le pour l’adapter à votre réalité.

Pourquoi est-ce important

La collecte de données sur le terrain s’articule autour de vos formulaires. Le créateur de formulaire, très facile à utiliser grâce à son interface intuitive et conviviale, vous permettra de personnaliser vos propres formulaires par une simple manipulation de style « glisser, déposer ».

Comment ça fonctionne?

  1. Connectez-vous au tableau de bord
  2. Dans le menu vertical à gauche, sélectionnez Coral Collect
  3. Dans la section « Formulaires », cliquez sur le bouton ‘+’
  4. Saisissez un nom pour votre formulaire
  5. Choisissez une géométrie 
  6. Glissez des champs et déposez-les dans la case grise, de la gauche vers la droite
  7. Éditez la case ‘label’ et selon les champs, ajoutez des options ou des unités
  8. Cliquez sur le bouton enregistrer, en haut à droite

Cliquez ici pour créer un formulaire 

Étape 3 : Inviter des membres dans votre organisation

Vous pouvez ajouter des membres (collègues) dans votre organisation pour leur permettre de collecter et de partager des données en temps réel avec vous.

Qu’est-ce que c’est une organisation?

Au moment de vous inscrire sur Coral Collect, vous avez automatiquement généré une organisation. C’est dans cette organisation que seront stockés vos projets et vos formulaires. 

Pourquoi est-ce important?

Seuls les membres de votre organisation pourront accéder à vos projets et à vos formulaires. Il est donc important d’ajouter les membres de votre équipe dans votre organisation pour que vous puissiez travailler ensemble.

Comment ça fonctionne?

  1. Connectez-vous au tableau de bord
  2. Dans le menu vertical à gauche, sélectionnez le cinquième icône intitulé « Membres »
  3. Cliquez sur le bouton ‘+’
  4. Entrez l’adresse courriel du membre que vous voulez inviter
  5. Cliquez sur inviter, en bas à droite

Cliquez ici pour ajouter des membres

Étape 4 : Configurer les permissions

Afin de contrôler le niveau d’accès des membres de votre organisation, vous pouvez leur accorder des permissions.

Qu’est-ce que c’est le système de permissions?

Les membres d’une organisation sont répartis en équipe. Vous déterminez, pour chacune des équipes, les éléments qu’elle peut voir, modifier et supprimer. 

À cette fin, nous avons préalablement créé 4 équipes automatiquement pour vous aider à bien débuter.

Pourquoi est-ce important?

Le système de permissions permet de s’assurer que seules les équipes autorisées puissent modifier un projet ou un formulaire. La gestion des accès facilite aussi le travail des utilisateurs terrain car ils ne voient que les projets et formulaires qui leur sont destinés.

Comment ça fonctionne?

  1. Connectez-vous au tableau de bord
  2. Dans le menu vertical à gauche, sélectionnez le sixième icône intitulé « Équipes »
  3. Sélectionnez une des équipes
  4. Sélectionnez un membre à ajouter dans cette équipe
  5. Attribuez les permissions souhaitées en cochant les cases respectives
  6. Cliquez sur le bouton enregistrer, en haut à droite

Cliquez ici pour ajouter des permissions

Étape 5 : Télécharger l’application Coral Collect

La prise de données sur le terrain se fait à partir de l’application mobile. Elle est offerte en versions iOS et Android.

Comment ça fonctionne?

  1. Connectez-vous sur la boutique en ligne d’applications de votre appareil (Google Play ou App Store)
  2. Recherche «Coral Collect »
  3. Téléchargez l’application Coral

Google Play

App Store


Vous avez des questions? Écrivez-nous à info@chaac.tech et nous vous répondrons rapidement!