7 étapes pour un projet pilote réussi

Envisagez-vous d’intégrer une nouvelle solution technologique dans votre flux de travail ?
Si tel est le cas, vous devez d’abord vous assurer que vous connaissez vos besoins véritables et identifier ensuite les bénéfices que vous souhaitez obtenir.
Avant d’investir dans une solution technologique, vous devrez également faire vos recherches sur les avantages et les inconvénients des solutions disponibles sur le marché, parler à vos parties prenantes et considérer vos options pour affiner vos choix.
Dans cet article, nous examinons comment la réalisation d’un projet pilote vous permettra de tester divers aspects de la solution à petite échelle afin de vous assurer de prendre une décision éclairée quant au choix final. 

Comment tester de nouvelles solutions pour votre entreprise?

Afin de tester de nouvelles solutions potentielles pour votre entreprise, il est important que vous suiviez une séquence éprouvée d’étapes pour vous assurer d’obtenir les meilleurs résultats possibles :

1. Définissez ce que vous testez

La définition de contenu et des paramètres des tests est l’étape la plus essentielle à réaliser avant d’entreprendre le projet pilote. Suivez les étapes suivantes pour les définir:

  • Faites une liste exhaustive de ce que vous voulez tester.
  • Identifiez ce que vous ne voulez pas tester.
  • Assurez-vous d’avoir en tête un ensemble de critères de réussite et de résultats escomptés.

2. Identifiez vos objectifs

Définissez des objectifs clairs pour la nouvelle solution que vous souhaitez mettre en place. Vous devez savoir ce que vous voulez accomplir avant de l’intégrer dans votre flux de travail.

Gardez ces objectifs à l’esprit tout au long du projet pilote et trouvez un moyen de les mesurer à la fin.

3. Établissez votre calendrier

Précisez la durée de la période pendant laquelle vous effectuerez les tests.

Ensuite, allouez le temps et les ressources nécessaires en fonction du calendrier que vous avez défini.

4. Choisissez une équipe appropriée

Choisissez une équipe enthousiaste qui se sent à l’aise pour travailler avec la technologie que vous avez l’intention de tester.

Une fois votre équipe constituée, formez-la tout au long du projet pour les aider à se familiariser avec la technologie et les outils que vous avez choisis pour votre projet pilote.

5. Configurez les bonnes métriques

Utiliser des données pour mesurer et évaluer les performances des tests en fonction des objectifs visés et des résultats attendus

Les données sont essentielles pour prendre des décisions éclairées. Avec de bonnes données, vous pouvez convaincre les parties prenantes de l’efficacité de la solution souhaitée.

6. Analysez vos données

L’analyse de vos données vous aidera à déterminer si vous avez atteint vos objectifs.

Celle-ci vous indiquera si le test a été concluant et si la solution à l’essai doit être adoptée définitivement ou si vous devez trouver une alternative.

7. Obtenez des commentaires sur le projet pilote

Donnez à votre équipe l’occasion de partager ce qu’ils ont expérimenté au cours du projet pilote.

Gardez à l’esprit que le projet pilote est un exercice d’essai et d’erreur. Son objectif principal est de découvrir ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné pendant la phase de test.

Obtenez les commentaires de votre équipe tout au long du processus pour évaluer si la nouvelle technologie rencontrera les objectifs visés ou non.

Une autre étape importante consiste à mener des discussions de groupe, des sondages et des évaluations à la fin du projet pilote pour déterminer quelles ont été les expériences des différents participants.

Conclusion

Les projets pilotes sont un excellent moyen de tester une nouvelle technologie et de s’assurer qu’elle répond à vos besoins et s’intègre bien dans votre flux de travail. Si vous êtes une organisation impliquée dans la collecte de données de terrain, réalisez votre projet pilote facilement et gratuitement avec Coral Collect!

Coral Collect est considérée par plusieurs comme l’une des meilleures applications de collecte de données sur le terrain. Elle comprend, entre autres, les fonctionnalités suivantes:

1. Création rapide de formulaires numériques avec le générateur de formulaires en ligne Coral Collect

2. Remplissage facile des formulaires lors de la collecte des données sur le terrain

3. Visualisation et exportation simples des données grâce au tableau de bord intuitif.

Pour en savoir plus sur Coral Collect, n’hésitez pas à regarder la vidéo d’introduction.Vous pouvez également vous inscrire directement ou contacter l’un des membres du personnel d’assistance de Coral en vous rendant sur la page d’inscription de Coral Collect.

5 étapes à suivre pour améliorer la sécurité de vos données dès maintenant

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les données sont fondamentales. Quels que soient les outils de collecte de données que votre organisation utilise pour collecter des données, vous devez protéger ce que vous collectez. Chaque jour, votre organisation collecte, gère et partage de grandes quantités de données. Que l’on parle des informations techniques et commerciales, des coordonnées des clients et des renseignements bancaires, les données sont le fondement de votre entreprise. Par conséquent, la sécurité de vos données doit être une priorité absolue.

Une seule violation de la sécurité des données suffit à faire des ravages sous forme de fraude, d’usurpation d’identité, de divulgation de secrets commerciaux, etc. Mis à part les dommages collatéraux, pensez à la tâche coûteuse et chronophage de remplacer les données. Pire encore, considérez le fait que vos données peuvent parfois être irremplaçables.

Et qu’en est-il des frais de justice ? Il est de notoriété publique que les failles de sécurité conduisent souvent à des poursuites judiciaires. Enfin et surtout, perdez les données de vos clients et vous êtes sûr de perdre leur confiance.

L’essentiel est le suivant: compromettre vos données signifie mettre en péril la survie de votre entreprise. Dans cet esprit, voici quelques mécanismes et procédures de sécurité que vous pouvez mettre en œuvre pour mieux protéger vos données commerciales et celles de vos précieux clients.

1. Empêchez l’accès non autorisé à vos données.

Les cybercriminels trouvent constamment de nouvelles façons de déjouer les pare-feu, les mots de passe, les logiciels antivirus et d’autres mesures de sécurité. Cela dit, il n’y a pas que les pirates informatiques dont vous devez vous soucier. Vos employés sont humains, et la négligence humaine constitue une menace pour la sécurité de vos données autant que les pirates.

Pour empêcher l’accès non autorisé à vos applications et/ou données d’entreprise et vous protéger contre les menaces physiques et cybernétiques :

  • Cryptez vos données. C’est le moyen le plus efficace d’empêcher les utilisateurs non autorisés d’accéder aux informations stockées sur votre réseau.
  • Assurez-vous de mettre à jour régulièrement les logiciels de votre entreprise.
  • Protégez tous les appareils de l’entreprise avec des mots de passe et modifiez-les régulièrement.
  • Si un employé quitte, modifiez immédiatement les mots de passe de toutes les applications auxquelles il avait accès. (par exemple, mots de passe CRM, messagerie, logiciels et bases de données.)
  • Utilisez toujours l’authentification à deux facteurs pour valider les utilisateurs autorisés lors de la connexion.
  • Mettez en œuvre des contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC). RBAC vous permet de déterminer qui peut accéder à quel type de données et d’informations en fonction de leur rôle spécifique. Essentiellement, vous pouvez limiter l’accès des employés aux seules informations nécessaires pour qu’ils puissent s’acquitter efficacement de leurs tâches.

2. Identifiez les menaces de sécurité de vos données.

Pour éviter d’avoir à gérer le contrôle des dommages dans un proche avenir, identifiez vos menaces de sécurité dès aujourd’hui. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour évaluer les faiblesses et/ou vulnérabilités de votre système de sécurité des données :

  • Réalisez une évaluation des risques. Cela vous aidera à comprendre à quoi ressemble votre système de sécurité des données du point de vue d’un attaquant.
  • Effectuez une évaluation des vulnérabilités pour découvrir les éventuelles failles de sécurité de votre système d’information.
  • Réalisez une évaluation de la sécurité.

3. Protégez vos données

Aussi évident que cela puisse paraître, toutes les organisations ne prennent pas des mesures suffisantes pour protéger leurs données. Si votre système informatique tombe en panne, vos données pourraient être endommagées ou perdues. Si votre entreprise est piratée, vos données pourraient être détenues en rançon par des cybercriminels. Pour protéger vos données contre l’une de ces possibilités :

  • Assurez-vous de sauvegarder les données de votre entreprise en externe, soit sur le cloud, soit sur un lecteur de sauvegarde physique. C’est la seule façon de récupérer les pertes en cas de panne ou d’attaque de votre système.
  • Sauvegardez régulièrement vos données et informations importantes. Idéalement toutes les 24 heures ou au moins une fois par semaine. 

4. Utilisez des filtres anti-spam

Si un employé ouvre accidentellement un courriel frauduleux, tout votre réseau peut être compromis. Les filtres anti-spam aident à protéger vos employés et vos réseaux contre les virus qui pourraient s’infiltrer dans votre entreprise via les courriels de spam et d’hameçonnage.

5. Éduquez votre personnel

Comme mentionné ci-dessus, la négligence des employés représente autant une menace pour la sécurité de vos données que les cyber-attaquants. La formation du personnel à la gestion des mots de passe, aux emails trompeurs, aux activités en ligne suspectes et aux meilleures pratiques de cybersécurité renforce leurs responsabilités en matière d’accès au réseau. En effet, la formation contribue à minimiser la négligence.

Chez Coral Collect, nous aidons les entreprises à collecter, sauvegarder et partager facilement les données de l’entreprise. Nous croyons en la valeur des données et espérons que vous envisagez de mettre en œuvre certaines des recommandations de sécurité des données partagées ici. Votre entreprise et vos clients en dépendent.

Comment réduire vos coûts administratifs avec une application de collecte de données terrain?

Individuellement, les coûts administratifs liés à l’utilisation du papier dans la gestion de données sont assez faibles. Par contre, si on les accumule et que l’on prend en compte leur impact sur la productivité, ils peuvent devenir assez conséquents.

Pour augmenter vos profits, vous devriez plutôt couper vos frais administratifs au lieu de réduire vos dépenses opérationnelles.

Aujourd’hui, nous allons parler des façons de réduire vos coûts administratifs dans les activités quotidiennes de collecte de données sur le terrain. Poursuivez votre lecture pour en savoir davantage.

Comment réduire vos coûts administratifs grâce aux formulaires numériques 

Alors que la technologie numérique devient de plus en plus omniprésente, de nombreuses organisations utilisent encore des formulaires papier. Cependant, les avantages du passage au numérique dépassent largement ceux du papier. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de solutions numériques pour la collecte de données sur le terrain:

Plus de frais d’impression et de stockage

Formulaire numérique = pas de papier. Donc il n’y a plus d’impression et de stockage de papier.

Éliminer les tâches inutiles

Les équipes de terrain remplissent des formulaires papier et remettent ces documents au bureau pour un traitement et une analyse qui seront effectués manuellement. Cela coûte du temps et de l’argent à votre entreprise et entraîne des délais inutiles.

Éliminer la saisie manuelle des données

Une solution de gestion des formulaires numériques contribue à supprimer entièrement la saisie et la gestion manuelle des données de votre processus de collecte de données.

Standardiser la saisie des données

L’utilisation de formulaires numériques vous assure que tous les formulaires utilisés dans votre entreprise sont remplis comme vous le souhaitez. Vous obtiendrez des données standardisées, ce qui facilitera leur analyse, leur stockage et leur gestion. La standardisation vous assure que les informations fournies sont précises et conformes, ce qui améliorera l’efficacité de vos processus de travail. En effet, l’utilisation de formulaires papier rend difficile la normalisation du processus de collecte et de gestion des données et implique une intervention manuelle chronophage.

Améliorer la précision des données

Vous pouvez personnaliser la façon dont vous souhaitez que les utilisateurs interagissent avec vos formulaires pour garantir la fiabilité des données saisies.

Gagner du temps

Vous pouvez transférer automatiquement les données que vous avez collectées vers vos bases de données et gagner du temps en utilisant l’application Coral Collect.

Conclusion 

Les formulaires papier sont encombrants, coûtent de l’argent à imprimer et à stocker et ils peuvent facilement être perdus ou endommagés. Des formulaires papier mal remplis généreront  des données incorrectes. Il en résulte une perte de productivité dans vos opérations.

Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, il est essentiel de migrer vers le numérique et d’améliorer vos pratiques actuelles de gestion des formulaires et votre efficacité.

Avec Coral Collect, vous pouvez aisément:

  • Créer des formulaires numériques avec le générateur de formulaires en ligne Coral Collect.
  • Remplir les formulaires sur le terrain et transférer les données automatiquement vers la base de données..
  • Afficher et exporter des données sur le tableau de bord intuitif de Coral Collect.

Pour en savoir plus sur Coral Collect, n’hésitez pas à contacter l’un de nos collaborateurs ou bien, visionner notre vidéo d’introduction ici.

Pour maximiser vos profits en gagnant du temps et en évitant les erreurs inutiles, inscrivez-vous dès maintenant à Coral Collect en vous rendant sur notre page d’inscription.

Comment convertir gratuitement des formulaires papiers en formulaires numériques

La réduction, réutilisation et recyclage du papier au bureau est une pratique que toutes les entreprises d’aujourd’hui, quelle que soit leur taille, devraient adopter. Le concept de protection de l’environnement concerne tout le monde. Tant les entreprises que les particuliers recherchent activement des alternatives pour minimiser leur impact environnemental.
De nos jours, nous avons un accès facile à des solutions numériques qui, en plus d’améliorer l’efficacité de nos processus de travail, sont respectueuses de l’environnement.
Pour produire une tonne de papier, il faut abattre 17 arbres. En utilisant des formulaires numériques, vous réduirez votre consommation de papier tout en optimisant vos opérations de collecte de données sur le terrain.

Mais il y a aussi d’autres avantages à passer au numérique. Poursuivez votre lecture pour en savoir davantage.

Raisons de passer au numérique pour la collecte de données

Voici les principales raisons d’utiliser des formulaires numériques au lieu du papier pour vos opérations de collecte de données:

  • Ils vous feront gagner du temps
  • Vous deviendrez plus efficace
  • Vous serez plus compétitif
  • Les données collectées à partir de formulaires numériques peuvent être organisées facilement en fonction de différentes variables telles que la ville, le nom du client, l’adresse ou d’autres informations importantes
  • Il est plus facile de rechercher et de trier vos informations par variable ou catégorie
  • Les données numériques peuvent être synchronisées et les utilisateurs peuvent y accéder en temps réel.

Caractéristiques des formulaires numériques par rapport aux formulaires papier

En convertissant vos formulaires papier au numérique, vous aurez accès à une grande variété de fonctionnalités intéressantes, qui ne sont disponibles qu’avec des outils numériques. Certaines de ces fonctionnalités incluent:
=

  • Partage de localisation en direct
  • Prise de photos associées à vos données
  • Calculs automatisés
  • Remplissage automatique des champs
  • Amélioration de la qualité des données

Qu’est-ce qu’un formulaire numérique?

Un formulaire numérique est une version électronique d’un formulaire papier. Lorsque vous utilisez des formulaires papier, vous collectez les données sur le terrain, vous retournez au bureau et vous retranscrivez manuellement les données dans une base de données. En revanche, avec les formulaires numériques, vous évitez la phase de retranscription de données longue, fastidieuse et source d’erreurs.

Les formulaires numériques peuvent reproduire tous les éléments utiles d’un formulaire papier, tels que:

  • Saisie de texte
  • Dessin de croquis
  • Cases à cocher
  • Ajout de signatures

Les formulaires numériques peuvent être remplis plus rapidement et ils sont plus précis car vous pouvez implémenter un système pour copier automatiquement les informations du terrain dans une base de données.

Comment convertir des formulaires papier en formulaires numériques

Avec Coral Collect, l’application de collecte de données de terrain la plus complète au monde, vous pouvez convertir vos données collectées traditionnellement avec des formulaires papier en formulaires numériques, puis les partager facilement avec les équipes de terrain. Voici comment faire:

Étape 1:

Inscrivez-vous à Coral Collect via notre page d’inscription.

Étape 2:

Construisez votre formulaire numérique dans la section formulaire avec notre générateur de formulaire de type glisser-déposer facile à utiliser.

Étape 3:

Invitez les membres de votre équipe via leurs adresses courriel.

Étape 4:

Donnez les autorisations requises à vos équipes.

Étape 5:

Téléchargez l’application mobile Coral Collect.

Désormais, tous les membres de votre équipe remplissent facilement vos formulaires numériques.

Êtes-vous prêt à passer au numérique? Inscrivez-vous maintenant gratuitement!

Pour en savoir plus sur Coral Collect, n’hésitez pas à consulter notre vidéo d’introduction ici.

Vous pouvez également vous rendre sur la page d’inscription à Coral Collect pour en savoir plus sur ce que Coral Collect peut faire pour vous et votre entreprise.

Automatisez les rapports de sécurité sur le lieu de travail avec une application de formulaires numériques

En 2019, l’Association des commissions des accidents du travail du Canada a signalé 925 décès liés au travail et 271 806 autres réclamations avec arrêt de travail au cours de la même période. Avec 67% des décès signalés dans le secteur manufacturier, du transport, des services publics et professions connexes, il est opportun pour les organisations de service sur le terrain de prendre en compte les nombreux avantages des rapports automatisés avec une application de formulaires numériques mobiles pour améliorer la sécurité de leur personnel.

Il convient donc de s’assurer que les procédures de sécurité sont correctement suivies et que les accidents ou les dangers sont enregistrés et signalés en temps opportun. C’est cependant beaucoup plus facile à dire qu’à faire. Dans cet article, nous allons vous montrer comment une application de formulaires qui possède un générateur de formulaires numériquescontribuera à améliorer les rapports de sécurité sur votre lieu de travail.

Les défis des inspections de sécurité sur papier

À l’ère de la transformation numérique et de l’industrie 4.0, il n’est plus logique que votre organisation de service sur le terrain poursuit ses inspections de sécurité à l’aide de formulaire papier.

Les inconvénients d’utiliser du papier lors de l’inspection sont nombreux. Vous devez, entre autres, retranscrire manuellement les données collectées dans une base de données à la fin de chaque jour.

Et il y a autre chose: ces informations ne sont rendues disponibles aux responsables des opérations sur le terrain, aux techniciens et aux supérieurs hiérarchiques qu’à la fin de la journée de travail. Ce processus fait perdre un temps précieux dans la mesure où des actions correctives auraient pu être prises plus tôt.

La duplication du travail de collecte et de gestion des données, sur le terrain et ensuite au bureau, se traduit souvent par une augmentation du risque d’erreurs, notamment lors de la saisie des données (écriture manuscrite difficile à lire) ou, pire encore, lorsque des formulaires de collecte de données qui sont endommagés ou perdus.

Retarder ou négliger des inspections de sécurité peut avoir de graves conséquences pour votre organisation.

Outre la perte de réputation, ceux-ci incluent:

  • Pénalités financières à la suite de poursuites
  • Augmentation des primes d’assurance
  • Inefficacités créées par la perte de production
  • Inefficacités associées au gaspillage de papier

Partagez des données de sécurité avec une application de formulaires numériques

Les inspecteurs peuvent partager leurs rapports en temps réel avec leurs collègues et leurs supérieurs sur les dangers pour la sécurité et les comportements à haut risque.

Les inspecteurs peuvent:

  • Effectuer la collecte de données hors ligne et synchronisez-les données avec le cloud lorsqu’une connexion est à nouveau disponible
  • Accéder aux données en temps réel sur un tableau de bord
  • Structurer les données par projet
  • Simplifier l’audit avec un accès cloud aux rapports de sécurité
  • Simplifier les rapports de conformité
  • Créer des flux de travail efficaces
  • Réutiliser les modèles de formulaires de collecte de données
  • Exporter les données dans plusieurs formats

Conclusion

Les inspections de sécurité sur papier appartiennent au passé. De grandes quantités de données peuvent être stockées dans le cloud et l’accès et le partage d’informations en temps réel entre les membres de l’équipe est la solution la plus efficace. La sécurité du personnel repose sur des inspections régulières effectuées avec diligence. Une application de formulaires numériques facilite la collecte de données mobiles sur le terrain et améliore la sécurité de tous.

Comment utiliser la position géographique des données de terrain pour aider votre entreprise

Les entreprises ont besoin d’informations fiables et précises pour prendre des décisions éclairées et agir rapidement. Cependant, une mise en forme uniquement textuelle des données peut rendre la compréhension d’une situation, lente et ardue.
En utilisant la position géographique, les décideurs peuvent visualiser toutes les données et les comprendre beaucoup plus facilement. Elle aide à transformer les informations en action. En effet, la localisation fournit, en un seul coup d’œil, des éléments visuels qui rendent les données plus compréhensibles.

 Pourquoi la visualisation est-elle importante?

  • Lorsque vous présentez des données sans visualisation, les gens ne voient qu’une série de données. Il leur est difficile de comprendre la signification ou la cohérence de ce qu’ils regardent.
  • Lorsque vous affichez les données visuellement, c’est beaucoup plus facile à interpréter et plus efficace. Le cerveau humain peut traiter les informations visuelles en une fraction du temps nécessaire pour lire du texte ou des nombres.
  • Les données basées sur une position géographique vous permettent d’avoir une vue d’ensemble tout en permettant la détection des tendances en un seul coup d’œil. Il vous permet d’identifier facilement les valeurs aberrantes, les groupes et les autres relations entre les données.

Un logiciel de visualisation des données est un outil puissant pour comprendre et communiquer des informations complexes. En termes simples, c’est l’art de transformer les chiffres en informations significatives.

Qui utilise les données de localisation?

Télécom

La position géographique des données est essentielle pour une industrie de gestion de réseau qui nécessite une maintenance constante. Les entreprises de télécommunications utilisent les données géographiques collectées par les techniciens de terrain lors de l’inspection des poteaux. Cela leur permet de déterminer visuellement les poteaux qui doivent être réparés ou remplacés, et dans quel ordre. Cela leur permet également de définir les routes de travail de leur personnel de maintenance et de prioriser les travaux futurs.

Construction

Gérer plusieurs projets de construction côte à côte n’est jamais facile. En utilisant des systèmes de suivi des actifs, les gestionnaires peuvent savoir où se trouve chacun des équipements, à tout moment. De plus, les données de localisation permettent de s’assurer que les employés se conforment aux réglementations en matière de santé et de sécurité.

Organismes à but non lucratif

Pour les organisations humanitaires, le fait d’optimiser l’utilisation des ressources peut littéralement sauver des vies. L’intelligence de localisation leur donne les outils dont elles ont besoin pour s’assurer que l’aide parvienne au bon endroit, au bon moment. Lorsque ces organisations interviennent dans des situations urgentes, lors de catastrophes environnementales ou d’interventions critiques dans le tiers-monde, l’efficacité des outils peut faire la différence entre la vie et la mort.

Porte à porte

Les données de géolocalisation vous permettent de suivre les portes que vous avez visitées, les réponses associées et les endroits où les clients n’ont pas ouvert. Ainsi, les entreprises de porte-à-porte peuvent coordonner leurs équipes et planifier leurs itinéraires. De plus, la géolocalisation affichée à l’aide de différents codes de couleur sur les formulaires de terrain vous donne un aperçu rapide des tendances par quartier.

Entreprises environnementales

La collecte de données sur le terrain est un aspect important du travail environnemental. La précision géographique est cruciale pour la réussite d’un projet car elle établit les zones d’intérêt ou celles où des dommages environnementaux sont observés. La localisation permet également de suivre l’évolution d’une situation dans une zone.

Lorsque l’on collecte des données sur le terrain, il est important de disposer des bons outils et de partager les données efficacement.

Coral Collect fournit une solution qui vous permet de collecter et de partager facilement des données sur le terrain. Il permet à tous les niveaux d’une organisation de gérer les données de terrain sous une forme collaborative.

Coral Collect est une des composantes de la plateforme Coral. La plateforme vous donne accès à toutes les solutions technologiques dont vous avez besoin pour assurer le succès de vos opérations sur le terrain.

Si vous souhaitez plus d’informations sur nos solutions, veuillez nous contacter dès aujourd’hui!

La logistique de la collecte des données de terrain

La collecte de données sur le terrain est un processus complexe qui nécessite d’importantes ressources matérielles et humaines. C’est pourquoi la qualité de la logistique est un facteur essentiel en matière de collecte de données.

Une bonne planification de projet vous fera gagner du temps et améliorera la productivité, en plus de vous garantir des données plus fiables.

Dans cet article, nous fournissons des instructions, étape par étape, sur la façon d’optimiser votre logistique de collecte de données.

1. Connaissez et définissez votre objectif 

Avant de vous rendre sur le terrain pour effectuer un travail de collecte de données, il est essentiel que tous les membres de votre équipe sachent exactement quel est l’objectif du projet, i.e. Quelles informations voulons-nous obtenir du terrain?

Vous obtiendrez des données de meilleure qualité si les collecteurs connaissent la pertinence des données qu’ils devront collecter et dans quel but.

D’autre part, nous pourrions être tentés de collecter plus de données que nécessaire. Ne tombez pas dans ce piège. L’objectif n’est pas de collecter le plus de données possibles, mais plutôt de collecter les bonnes données qui sont nécessaires à l’atteinte de votre objectif. Une collecte excessive de données entraînera une augmentation du temps et des coûts de collecte et de traitement des données.

2. Créez votre formulaire 

2.1. Conception 

La conception de votre formulaire sera le point de départ pour définir les bonnes données à collecter sur le terrain.

Le contenu et la structure de ce formulaire auront un impact important sur la qualité de vos données et sur la manière dont elles seront collectées, traitées et analysées.

2.2. Définition des questions et des champs d’observation 

Il est important de définir les questions ou champs d’observation qui vous permettront d’obtenir toutes les informations essentielles à votre projet en fonction de votre objectif.

Il est également important de garder à l’esprit comment les données seront traitées. Par exemple, voulez-vous que les questions soient ouvertes ou bien fermées avec des choix de réponses ou d’observations prédéfinis?

2.3. Standardisation 

Standardisez les éléments de réponse avec des questions fermées. N’utilisez des questions ouvertes que si cela est absolument nécessaire. Par exemple, lorsque l’opinion d’un expert est requise ou que les commentaires ajoutés à l’observation peuvent être utiles pour l’analyse des données.

2.4 Utilisation des données existantes

Déterminez si l’utilisation des données existantes peut vous aider lors de la collecte des données de terrain. En effet, des données existantes au sein de votre entreprise ou des données ouvertes disponibles peuvent vous sauver du temps lors de l’opération terrain.

3. Formation de votre personnel de collecte de données sur le terrain 

Il est essentiel que votre personnel soit familier avec les méthodes de travail utilisées sur le terrain. Si vos équipes utilisent la technologie mobile, assurez-vous que leur formation sur l’utilisation de l’application soit adéquate.
Si c’est la première fois que vous utilisez un outil de collecte de données, essayez d’obtenir une formation du développeur ou du fournisseur.

Réalisez un test de fonctionnement (projet pilote), afin que les membres de votre équipe se familiarisent avec l’outil et sur les procédures à suivre lors de l’opération sur le terrain.

4. Planifiez votre parcours 

Avant d’envoyer vos équipes sur le terrain, vous devrez tracer le parcours qu’elles suivront durant l’opération.
Si l’opération est effectuée sur plusieurs sites, un parcours préplanifié vous aidera à définir l’itinéraire optimal.
Coral Collect vous permet de tracer votre itinéraire sur une carte et de l’afficher sur l’interface de l’application.

Pour ce faire, tenez compte des éléments suivants:

  • Le nombre d’heures que vos collecteurs passeront sur le terrain par jour
  • La distance entre les sites de collecte
  • Le temps requis pour répondre à chaque enquête

5. Équipez vos équipes 

Enfin, considérez les besoins humains de vos collecteurs de données durant l’opération sur le terrain. Voici quelques-unes des questions que vous devriez vous poser avant de débuter l’opération:

  • Combien de temps votre personnel a-t-il réellement besoin pour accomplir ses tâches?
  • Quelles sont les prévisions météo?
  • Peuvent-ils obtenir de l’eau et de la nourriture et accéder à des services à proximité?
  • Si les fournitures nécessaires ne sont pas disponibles sur place, comment vos équipes seront-elles approvisionnées?
  • Les équipes devraient-elles être formées par groupes de deux, trois ou plus?
  • Votre équipement a-t-il été vérifié pour s’assurer qu’il est en bon état de fonctionnement?
  • Les membres de votre équipe savent-ils comment assurer une gestion optimale de la batterie de l’appareil?

 En conclusion, avant d’envoyer vos équipes de collecte de données sur le terrain, vous devez réfléchir à tous les scénarios et vous préparer en conséquence. Parce que, comme le dit la loi de Murphy, «tout ce qui peut mal tourner tournera mal». D’un autre côté, «la victoire favorise l’esprit préparé».

Une fois que vous aurez suivi ces procédures et pris en compte toutes les éventualités, vous serez prêt à collecter des données!

Pour en savoir plus sur la façon dont Coral Collect peut répondre à tous vos besoins en matière de collecte de données, rendez-vous sur la page d’inscription de Coral Collect ici ou contactez l’équipe d’assistance de Coral Collect.

Vous pouvez également visionner la vidéo d’introduction de Coral Collect ici.

Cinq questions à se poser avant de choisir une application de collecte de données sur le terrain

L’époque où on remplissait des formulaires papier avec un stylo, pour ensuite retranscrire manuellement les informations dans une base de données, est révolue.
Le temps est venu d’utiliser une application de collecte de données sur le terrain avec des formulaires numériques, si vous souhaitez que votre organisation reste compétitive. Toutefois, avant d’investir dans une solution, vous devrez trouver celle qui répond à vos besoins.

Quelle est la bonne solution pour votre entreprise?

Voici 5 questions que vous devez vous poser pour faire le bon choix.

1. Collectez-vous des données dans des zones où il n’y a pas d’accès Internet? 

Aurez-vous accès à Internet aux endroits où vous utiliserez votre application de collecte de données. Si oui, la connexion sera-t-elle fiable?

Si vous collectez des données dans un environnement urbain, un service Internet cellulaire sera probablement disponible. Toutefois, si vous êtes dans une zone rurale, vous aurez besoin d’un logiciel qui peut fonctionner hors ligne.

Par conséquent, vous pouvez exclure toutes les solutions logicielles qui nécessitent l’accès à un navigateur Web pour fonctionner sur le terrain.

Vous devrez choisir une solution de formulaire mobile capable de stocker localement, sur votre appareil, les données que vous collectez et de les synchroniser avec le cloud lorsqu’une connexion internet devient disponible.

2. La localisation est-elle importante pour vous? 

Avez-vous besoin de saisir la position géographique de vos enquêtes sur le terrain?

La localisation géographique de vos relevés peut-elle vous aider? La réponse est “très probablement ».

Par conséquent, vous devez exclure les solutions qui ne comportent pas d’interface cartographique ou qui n’autorisent pas la collecte de données géoréférencées.

D’autre part, certaines de ces solutions vous permettront uniquement de capturer et d’enregistrer la position actuelle du collecteur de données sur le terrain. Assurez-vous, pour plus de flexibilité, de pouvoir définir vous-même la position de votre relevé sur une carte, d’autant plus que le GPS des smartphones n’est pas toujours très précis.

Pour une solution qui possède toutes ces fonctionnalités, considérez l’application Coral Collect.

3. Est-il facile d’importer et d’exporter des données? 

Il est important de vérifier que la solution que vous choisissez est flexible lors de la saisie et de l’extraction de vos données.

Vous devez examiner attentivement les formats d’exportation et de récupération de vos données, ainsi que la facilité avec laquelle vous pouvez importer des données.

Aurez-vous besoin d’importer des données existantes pour les visualiser et les modifier sur le terrain? Si tel est le cas, vous devez accorder une attention particulière à la facilité avec laquelle vous pourrez importer et extraire vos données.

La plupart des logiciels vous permettent d’exporter des données dans des formats standards.

Finalement, découvrez comment le logiciel gère et stocke les médias que vous collectez sur le terrain. Si vous collectez beaucoup de photos sur le terrain, le prix de la solution peut varier en fonction de la quantité de stockage dont vous avez besoin.

4. Quel est le niveau de support?

Le support est sans aucun doute une valeur ajoutée décisive lors du choix d’un nouveau logiciel. Le soutien technique sera essentiel pendant le processus d’intégration du logiciel dans votre entreprise.

À ce chapitre, vérifiez les éléments suivants des services de soutien du fournisseur:

  • Temps de réponse
  • Mode de communication
  • Coût

5. Pouvez-vous l’essayer avant de l’acheter? 

Utilisez une liste de contrôle pour déterminer les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour vos projets de collecte de données sur le terrain.

Une fois que vous avez comparé les fonctionnalités des différentes applications qui vous intéressent, n’hésitez pas à vous inscrire à un essai.

Vous devez absolument éviter les solutions logicielles qui n’offrent pas d’essais gratuits. Les versions d’évaluation vous aideront à choisir la solution qui vous convient.

Une fois que vous avez choisi une application de collecte de données, voici quelques étapes à suivre pour faciliter votre transition au numérique:

  • Recréez les formulaires papier existants que vous utilisez actuellement dans votre organisation.
  • Collectez des données.
  • Importez les données existantes.
  • Exportez vos données dans différents formats.
  • Créez des rapports.

Après ces tests, vous pourrez évaluer l’efficacité des solutions testées et choisir celle qui répond à vos besoins.

Meilleur choix d’application de collecte de données sur le terrain

Notre meilleure recommandation est l’application de collecte de données Coral Collect. L’application Coral Collect fournit toutes les fonctionnalités nécessaires à la collecte de données sur le terrain. L’équipe Coral offre de plus un excellent support et une version complète gratuite.

Découvrez l’application Coral Collect et n’hésitez pas à contacter le service d’assistance Coral si vous avez des questions.

Les données historiques en tant qu’actif

Les données historiques peuvent représenter une valeur significative pour votre entreprise. En effet, ces données vous feront économiser du temps et de l’argent dans la mesure où elles sont réutilisables. Cependant, des problèmes peuvent survenir lorsque vous tenterez d’accéder à des données historiques stockées dans des formats anciens ou obsolètes, ou lorsque leur accessibilité est limitée à des personnes ou services spécifiques.

Lisez la suite pour en savoir plus sur la manière dont les données historiques peuvent être exploitées pour donner un avantage à votre entreprise.

Collecte de données – anciennes méthodes et nouvelles

Les données historiques sont des données qui ont été collectées dans le passé et qui existent déjà au sein de votre entreprise.

Dans le passé, les données de terrain étaient collectées à l’aide d’un crayon et du papier. Après utilisation, ces données ont été stockées dans des classeurs ou archivées dans des boîtes. Dans la plupart des cas, ces données n’ont plus jamais été utilisées.

De nos jours, avec les outils de collecte et de stockage de données numériques, le processus est similaire mais la méthode est différente: au lieu de classeurs physiques, nous utilisons désormais des applications pour collecter des données et des bases de données pour les stocker.

Peu d’organisations utilisent les données historiques dans leurs opérations. Par conséquent, des données identiques sont collectées plus d’une fois. Le fait de collecter à nouveau les mêmes données coûte cher et n’apporte aucun avantage réel.

Accéder aux données historiques

Une fois les données utilisées, elles sont stockées et souvent oubliées, probablement parce que personne ne voit leur valeur à court ou moyen terme.

Les données sont la mémoire de votre entreprise et elles ont une grande valeur. Il est dommage que ces données restent trop souvent cachées et inutilisées.

Par conséquent, la réutilisation des données historiques existantes peut être très bénéfique pour votre entreprise en termes d’économies et d’efficacité. En revanche, l’utilisation de ces données peut présenter quelques problèmes:

  • Formats et versions des fichiers: les outils actuels sont-ils capables de lire les anciennes données?
  • Accès: où vos données sont-elles stockées ou publiées? Est-il possible d’accéder facilement aux archives des données historiques?
  • Données pertinentes ou redondantes: quelles sont les informations utiles contenues dans les gigaoctets de données historiques?

Ces problèmes doivent être pris en compte dès le départ lors de la conception des architectures de données qui seront utilisées pour stocker les données collectées sur le terrain. Le fait d’avoir une architecture de données à l’épreuve du temps facilitera l’accès ultérieur aux données historiques.

Examinons ces questions plus en détail.

Accessibilité

Formats et compatibilité 

L’accès aux données historiques pose un problème lorsqu’elles ont été stockées dans des formats qui ne sont plus pris en charge.

Les entreprises ont parfois d’énormes quantités de données commerciales historiques enfermées dans des formats que personne ne peut plus ouvrir. Effectivement, il n’est pas toujours facile de prévoir quels formats de fichiers seront couramment utilisés dans le futur. Par exemple, dans le passé, on ne savait pas qu’Excel dominerait le marché des feuilles de calcul.

Il est donc important d’utiliser des standards ouverts, tels que CSV ou JSON, lors du choix des formats d’archivage à long terme.

Il est également recommandé de mettre à jour périodiquement vos formats de données. Par exemple, les formats Lotus 123 sont toujours convertibles (bien qu’après un processus laborieux) en bases de données Excel.

Le stockage des données dans des formats ouverts est donc essentiel. Par exemple, le format Access sera bientôt obsolète. Conséquemment, il devient urgent de trouver une alternative à ce format de fichier dès que possible.

Restrictions et facilité d’accès aux données historiques

L’accès à vos données historiques est-il limité à certaines personnes ou services? Si c’est le cas, vous devrez revoir vos politiques de sécurité des données lors du stockage des données collectées sur le terrain afin de vous permettre d’y accéder plus facilement.

En conclusion, gardez à l’esprit ces quelques points:

  • Ne sous-estimez pas la valeur de vos données historiques.
  • Avant de collecter des données sur le terrain, vérifiez si certaines d’entre elles existent déjà.
  • Utilisez des formats de fichiers de données qui seront facilement accessibles dans l’’avenir.

Améliorer l’efficacité des opérations sur le terrain et la qualité des données

L’assurance qualité (AQ) dans la collecte de données sur le terrain, est le processus de maintien d’un niveau de qualité et de prévention des erreurs. Vous pouvez continuellement améliorer et contrôler la manière dont les données sont collectées sur le terrain en appliquant des exigences d’assurance qualité personnalisées. Vous augmenterez aussi votre efficacité en utilisant les outils appropriés.

Le flux de travail traditionnel de collecte de données sur le terrain est généralement le suivant:

1. Le personnel de terrain est formé sur le processus de collecte des données.

2. Les données sont collectées sur le terrain.

3. Les données de terrain sont retranscrites dans une base de données au bureau.

4. Les résultats sont analysés.

5. Des rapports sont produits.

6. Des décisions sont prises sur les actions à entreprendre.

Quelles sont les étapes qui peuvent améliorer l’efficacité et la productivité? 

En utilisant Coral Collect, une application mobile de collecte de données terrain, vous éliminez déjà la plupart des traitements de données qui ont lieu au bureau. En effet, Coral Collect automatise les processus de retranscription de vos données terrain vers une base de données, et de production de rapports.

Vous devez prendre le temps nécessaire pour définir les objectifs de l’opération terrain, pour concevoir votre formulaire de collecte de données et pour choisir les bons outils de collecte et de gestion des données. Ce temps sera bien investi car il fera la différence entre une bonne collecte de données par rapport à une opération mal planifiée. En effet, les décisions qui sont prises sur la base des informations obtenues du terrain peuvent avoir un impact significatif sur votre organisation.

Voici quelques conseils supplémentaires pour améliorer l’efficacité de la collecte de données:

Règles de logique conditionnelle

Coral Collect vous permet de configurer des règles de logique conditionnelle pour chacun des champs de votre formulaire, en fonction de vos besoins en matière de collecte de données.

Cela signifie que les champs de vos formulaires peuvent être configurés pour être visibles de manière dynamique, en fonction des valeurs saisies dans d’autres champs. L’utilisation de la logique conditionnelle est une fonctionnalité très intuitive et facile à utiliser.

Tenez compte des avantages de l’utilisation de la logique conditionnelle lors de la création de votre formulaire.

Ensembles de données définis à l’avance 

Coral Collect vous permet de configurer des ensembles de données à l’avance. Ces ensembles de données s’afficheront automatiquement dans votre formulaire en fonction de certaines situations récurrentes.

Cela signifie que, selon certaines situations, une grande partie de votre formulaire sera remplie automatiquement.

Exemple: vous effectuez des inspections sur des bornes fontaines. Pour un certain type d’équipement, les dimensions, la couleur et le nombre de vannes sont toujours les mêmes. Dans de tels cas, vous pouvez créer un ensemble de données prédéfini à l’avance. Coral Collect vous permet de le faire facilement et rapidement.

Considérez cette fonctionnalité de jeu de données lorsque vous planifiez vos opérations sur le terrain. Elle vous rendra plus efficace.

Saisie automatique 

Lorsque vous utilisez Coral Collect pour remplir des formulaires numériques sur le terrain, vous avez accès à la fonction de saisie automatique. Cette fonctionnalité est valable pour les champs de texte et permet de dupliquer les informations qui ont été saisies dans un champ lors de la dernière inspection.

Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire d’écrire la même réponse deux fois de suite. 

La logique conditionnelle, les ensembles de données et la saisie automatique sont tous d’excellents moyens d’augmenter votre efficacité lors de vos enquêtes sur le terrain.  

Enfin, l’API Coral Collect permet d’intégrer d’autres services d’alertes et de commentaires, comme la création de tâches dans un logiciel de gestion de projet ou l’envoi automatique de courriels lorsque certaines actions se produisent. Ces intégrations vous rendront plus efficace lors de la collecte de données et amélioreront la qualité des données.

Conseils pour améliorer la qualité des données de terrain 

Voici quelques conseils pour augmenter la qualité de vos données terrain:

Ajouter un champ « Remarques »

Ajoutez un espace pour des notes générales ou des commentaires dans votre formulaire.

L’ajout d’un tel champ permet de recueillir des informations précieuses, qui n’auraient pas été prises en compte autrement. Vous bénéficierez ainsi de l’expertise de votre personnel de terrain qui viendra enrichir les données collectées.

Ajouter des champs photo

Le champ photo vous permet de capturer un visuel qui fournira ainsi des informations supplémentaires sur l’état de l’objet observé.

Pour en savoir plus sur l’application Coral Collect, regardez la vidéo d’introduction. Rendez-vous sur la page d’inscription pour commencer.