Comment convertir gratuitement des formulaires papiers en formulaires numériques

La réduction, réutilisation et recyclage du papier au bureau est une pratique que toutes les entreprises d’aujourd’hui, quelle que soit leur taille, devraient adopter. Le concept de protection de l’environnement concerne tout le monde. Tant les entreprises que les particuliers recherchent activement des alternatives pour minimiser leur impact environnemental.
De nos jours, nous avons un accès facile à des solutions numériques qui, en plus d’améliorer l’efficacité de nos processus de travail, sont respectueuses de l’environnement.
Pour produire une tonne de papier, il faut abattre 17 arbres. En utilisant des formulaires numériques, vous réduirez votre consommation de papier tout en optimisant vos opérations de collecte de données sur le terrain.

Mais il y a aussi d’autres avantages à passer au numérique. Poursuivez votre lecture pour en savoir davantage.

Raisons de passer au numérique pour la collecte de données

Voici les principales raisons d’utiliser des formulaires numériques au lieu du papier pour vos opérations de collecte de données:

  • Ils vous feront gagner du temps
  • Vous deviendrez plus efficace
  • Vous serez plus compétitif
  • Les données collectées à partir de formulaires numériques peuvent être organisées facilement en fonction de différentes variables telles que la ville, le nom du client, l’adresse ou d’autres informations importantes
  • Il est plus facile de rechercher et de trier vos informations par variable ou catégorie
  • Les données numériques peuvent être synchronisées et les utilisateurs peuvent y accéder en temps réel.

Caractéristiques des formulaires numériques par rapport aux formulaires papier

En convertissant vos formulaires papier au numérique, vous aurez accès à une grande variété de fonctionnalités intéressantes, qui ne sont disponibles qu’avec des outils numériques. Certaines de ces fonctionnalités incluent:
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  • Partage de localisation en direct
  • Prise de photos associées à vos données
  • Calculs automatisés
  • Remplissage automatique des champs
  • Amélioration de la qualité des données

Qu’est-ce qu’un formulaire numérique?

Un formulaire numérique est une version électronique d’un formulaire papier. Lorsque vous utilisez des formulaires papier, vous collectez les données sur le terrain, vous retournez au bureau et vous retranscrivez manuellement les données dans une base de données. En revanche, avec les formulaires numériques, vous évitez la phase de retranscription de données longue, fastidieuse et source d’erreurs.

Les formulaires numériques peuvent reproduire tous les éléments utiles d’un formulaire papier, tels que:

  • Saisie de texte
  • Dessin de croquis
  • Cases à cocher
  • Ajout de signatures

Les formulaires numériques peuvent être remplis plus rapidement et ils sont plus précis car vous pouvez implémenter un système pour copier automatiquement les informations du terrain dans une base de données.

Comment convertir des formulaires papier en formulaires numériques

Avec Coral Collect, l’application de collecte de données de terrain la plus complète au monde, vous pouvez convertir vos données collectées traditionnellement avec des formulaires papier en formulaires numériques, puis les partager facilement avec les équipes de terrain. Voici comment faire:

Étape 1:

Inscrivez-vous à Coral Collect via notre page d’inscription.

Étape 2:

Construisez votre formulaire numérique dans la section formulaire avec notre générateur de formulaire de type glisser-déposer facile à utiliser.

Étape 3:

Invitez les membres de votre équipe via leurs adresses courriel.

Étape 4:

Donnez les autorisations requises à vos équipes.

Étape 5:

Téléchargez l’application mobile Coral Collect.

Désormais, tous les membres de votre équipe remplissent facilement vos formulaires numériques.

Êtes-vous prêt à passer au numérique? Inscrivez-vous maintenant gratuitement!

Pour en savoir plus sur Coral Collect, n’hésitez pas à consulter notre vidéo d’introduction ici.

Vous pouvez également vous rendre sur la page d’inscription à Coral Collect pour en savoir plus sur ce que Coral Collect peut faire pour vous et votre entreprise.

Automatisez les rapports de sécurité sur le lieu de travail avec une application de formulaires numériques

En 2019, l’Association des commissions des accidents du travail du Canada a signalé 925 décès liés au travail et 271 806 autres réclamations avec arrêt de travail au cours de la même période. Avec 67% des décès signalés dans le secteur manufacturier, du transport, des services publics et professions connexes, il est opportun pour les organisations de service sur le terrain de prendre en compte les nombreux avantages des rapports automatisés avec une application de formulaires numériques mobiles pour améliorer la sécurité de leur personnel.

Il convient donc de s’assurer que les procédures de sécurité sont correctement suivies et que les accidents ou les dangers sont enregistrés et signalés en temps opportun. C’est cependant beaucoup plus facile à dire qu’à faire. Dans cet article, nous allons vous montrer comment une application de formulaires qui possède un générateur de formulaires numériquescontribuera à améliorer les rapports de sécurité sur votre lieu de travail.

Les défis des inspections de sécurité sur papier

À l’ère de la transformation numérique et de l’industrie 4.0, il n’est plus logique que votre organisation de service sur le terrain poursuit ses inspections de sécurité à l’aide de formulaire papier.

Les inconvénients d’utiliser du papier lors de l’inspection sont nombreux. Vous devez, entre autres, retranscrire manuellement les données collectées dans une base de données à la fin de chaque jour.

Et il y a autre chose: ces informations ne sont rendues disponibles aux responsables des opérations sur le terrain, aux techniciens et aux supérieurs hiérarchiques qu’à la fin de la journée de travail. Ce processus fait perdre un temps précieux dans la mesure où des actions correctives auraient pu être prises plus tôt.

La duplication du travail de collecte et de gestion des données, sur le terrain et ensuite au bureau, se traduit souvent par une augmentation du risque d’erreurs, notamment lors de la saisie des données (écriture manuscrite difficile à lire) ou, pire encore, lorsque des formulaires de collecte de données qui sont endommagés ou perdus.

Retarder ou négliger des inspections de sécurité peut avoir de graves conséquences pour votre organisation.

Outre la perte de réputation, ceux-ci incluent:

  • Pénalités financières à la suite de poursuites
  • Augmentation des primes d’assurance
  • Inefficacités créées par la perte de production
  • Inefficacités associées au gaspillage de papier

Partagez des données de sécurité avec une application de formulaires numériques

Les inspecteurs peuvent partager leurs rapports en temps réel avec leurs collègues et leurs supérieurs sur les dangers pour la sécurité et les comportements à haut risque.

Les inspecteurs peuvent:

  • Effectuer la collecte de données hors ligne et synchronisez-les données avec le cloud lorsqu’une connexion est à nouveau disponible
  • Accéder aux données en temps réel sur un tableau de bord
  • Structurer les données par projet
  • Simplifier l’audit avec un accès cloud aux rapports de sécurité
  • Simplifier les rapports de conformité
  • Créer des flux de travail efficaces
  • Réutiliser les modèles de formulaires de collecte de données
  • Exporter les données dans plusieurs formats

Conclusion

Les inspections de sécurité sur papier appartiennent au passé. De grandes quantités de données peuvent être stockées dans le cloud et l’accès et le partage d’informations en temps réel entre les membres de l’équipe est la solution la plus efficace. La sécurité du personnel repose sur des inspections régulières effectuées avec diligence. Une application de formulaires numériques facilite la collecte de données mobiles sur le terrain et améliore la sécurité de tous.

Comment utiliser la position géographique des données de terrain pour aider votre entreprise

Les entreprises ont besoin d’informations fiables et précises pour prendre des décisions éclairées et agir rapidement. Cependant, une mise en forme uniquement textuelle des données peut rendre la compréhension d’une situation, lente et ardue.
En utilisant la position géographique, les décideurs peuvent visualiser toutes les données et les comprendre beaucoup plus facilement. Elle aide à transformer les informations en action. En effet, la localisation fournit, en un seul coup d’œil, des éléments visuels qui rendent les données plus compréhensibles.

 Pourquoi la visualisation est-elle importante?

  • Lorsque vous présentez des données sans visualisation, les gens ne voient qu’une série de données. Il leur est difficile de comprendre la signification ou la cohérence de ce qu’ils regardent.
  • Lorsque vous affichez les données visuellement, c’est beaucoup plus facile à interpréter et plus efficace. Le cerveau humain peut traiter les informations visuelles en une fraction du temps nécessaire pour lire du texte ou des nombres.
  • Les données basées sur une position géographique vous permettent d’avoir une vue d’ensemble tout en permettant la détection des tendances en un seul coup d’œil. Il vous permet d’identifier facilement les valeurs aberrantes, les groupes et les autres relations entre les données.

Un logiciel de visualisation des données est un outil puissant pour comprendre et communiquer des informations complexes. En termes simples, c’est l’art de transformer les chiffres en informations significatives.

Qui utilise les données de localisation?

Télécom

La position géographique des données est essentielle pour une industrie de gestion de réseau qui nécessite une maintenance constante. Les entreprises de télécommunications utilisent les données géographiques collectées par les techniciens de terrain lors de l’inspection des poteaux. Cela leur permet de déterminer visuellement les poteaux qui doivent être réparés ou remplacés, et dans quel ordre. Cela leur permet également de définir les routes de travail de leur personnel de maintenance et de prioriser les travaux futurs.

Construction

Gérer plusieurs projets de construction côte à côte n’est jamais facile. En utilisant des systèmes de suivi des actifs, les gestionnaires peuvent savoir où se trouve chacun des équipements, à tout moment. De plus, les données de localisation permettent de s’assurer que les employés se conforment aux réglementations en matière de santé et de sécurité.

Organismes à but non lucratif

Pour les organisations humanitaires, le fait d’optimiser l’utilisation des ressources peut littéralement sauver des vies. L’intelligence de localisation leur donne les outils dont elles ont besoin pour s’assurer que l’aide parvienne au bon endroit, au bon moment. Lorsque ces organisations interviennent dans des situations urgentes, lors de catastrophes environnementales ou d’interventions critiques dans le tiers-monde, l’efficacité des outils peut faire la différence entre la vie et la mort.

Porte à porte

Les données de géolocalisation vous permettent de suivre les portes que vous avez visitées, les réponses associées et les endroits où les clients n’ont pas ouvert. Ainsi, les entreprises de porte-à-porte peuvent coordonner leurs équipes et planifier leurs itinéraires. De plus, la géolocalisation affichée à l’aide de différents codes de couleur sur les formulaires de terrain vous donne un aperçu rapide des tendances par quartier.

Entreprises environnementales

La collecte de données sur le terrain est un aspect important du travail environnemental. La précision géographique est cruciale pour la réussite d’un projet car elle établit les zones d’intérêt ou celles où des dommages environnementaux sont observés. La localisation permet également de suivre l’évolution d’une situation dans une zone.

Lorsque l’on collecte des données sur le terrain, il est important de disposer des bons outils et de partager les données efficacement.

Coral Collect fournit une solution qui vous permet de collecter et de partager facilement des données sur le terrain. Il permet à tous les niveaux d’une organisation de gérer les données de terrain sous une forme collaborative.

Coral Collect est une des composantes de la plateforme Coral. La plateforme vous donne accès à toutes les solutions technologiques dont vous avez besoin pour assurer le succès de vos opérations sur le terrain.

Si vous souhaitez plus d’informations sur nos solutions, veuillez nous contacter dès aujourd’hui!

La logistique de la collecte des données de terrain

La collecte de données sur le terrain est un processus complexe qui nécessite d’importantes ressources matérielles et humaines. C’est pourquoi la qualité de la logistique est un facteur essentiel en matière de collecte de données.

Une bonne planification de projet vous fera gagner du temps et améliorera la productivité, en plus de vous garantir des données plus fiables.

Dans cet article, nous fournissons des instructions, étape par étape, sur la façon d’optimiser votre logistique de collecte de données.

1. Connaissez et définissez votre objectif 

Avant de vous rendre sur le terrain pour effectuer un travail de collecte de données, il est essentiel que tous les membres de votre équipe sachent exactement quel est l’objectif du projet, i.e. Quelles informations voulons-nous obtenir du terrain?

Vous obtiendrez des données de meilleure qualité si les collecteurs connaissent la pertinence des données qu’ils devront collecter et dans quel but.

D’autre part, nous pourrions être tentés de collecter plus de données que nécessaire. Ne tombez pas dans ce piège. L’objectif n’est pas de collecter le plus de données possibles, mais plutôt de collecter les bonnes données qui sont nécessaires à l’atteinte de votre objectif. Une collecte excessive de données entraînera une augmentation du temps et des coûts de collecte et de traitement des données.

2. Créez votre formulaire 

2.1. Conception 

La conception de votre formulaire sera le point de départ pour définir les bonnes données à collecter sur le terrain.

Le contenu et la structure de ce formulaire auront un impact important sur la qualité de vos données et sur la manière dont elles seront collectées, traitées et analysées.

2.2. Définition des questions et des champs d’observation 

Il est important de définir les questions ou champs d’observation qui vous permettront d’obtenir toutes les informations essentielles à votre projet en fonction de votre objectif.

Il est également important de garder à l’esprit comment les données seront traitées. Par exemple, voulez-vous que les questions soient ouvertes ou bien fermées avec des choix de réponses ou d’observations prédéfinis?

2.3. Standardisation 

Standardisez les éléments de réponse avec des questions fermées. N’utilisez des questions ouvertes que si cela est absolument nécessaire. Par exemple, lorsque l’opinion d’un expert est requise ou que les commentaires ajoutés à l’observation peuvent être utiles pour l’analyse des données.

2.4 Utilisation des données existantes

Déterminez si l’utilisation des données existantes peut vous aider lors de la collecte des données de terrain. En effet, des données existantes au sein de votre entreprise ou des données ouvertes disponibles peuvent vous sauver du temps lors de l’opération terrain.

3. Formation de votre personnel de collecte de données sur le terrain 

Il est essentiel que votre personnel soit familier avec les méthodes de travail utilisées sur le terrain. Si vos équipes utilisent la technologie mobile, assurez-vous que leur formation sur l’utilisation de l’application soit adéquate.
Si c’est la première fois que vous utilisez un outil de collecte de données, essayez d’obtenir une formation du développeur ou du fournisseur.

Réalisez un test de fonctionnement (projet pilote), afin que les membres de votre équipe se familiarisent avec l’outil et sur les procédures à suivre lors de l’opération sur le terrain.

4. Planifiez votre parcours 

Avant d’envoyer vos équipes sur le terrain, vous devrez tracer le parcours qu’elles suivront durant l’opération.
Si l’opération est effectuée sur plusieurs sites, un parcours préplanifié vous aidera à définir l’itinéraire optimal.
Coral Collect vous permet de tracer votre itinéraire sur une carte et de l’afficher sur l’interface de l’application.

Pour ce faire, tenez compte des éléments suivants:

  • Le nombre d’heures que vos collecteurs passeront sur le terrain par jour
  • La distance entre les sites de collecte
  • Le temps requis pour répondre à chaque enquête

5. Équipez vos équipes 

Enfin, considérez les besoins humains de vos collecteurs de données durant l’opération sur le terrain. Voici quelques-unes des questions que vous devriez vous poser avant de débuter l’opération:

  • Combien de temps votre personnel a-t-il réellement besoin pour accomplir ses tâches?
  • Quelles sont les prévisions météo?
  • Peuvent-ils obtenir de l’eau et de la nourriture et accéder à des services à proximité?
  • Si les fournitures nécessaires ne sont pas disponibles sur place, comment vos équipes seront-elles approvisionnées?
  • Les équipes devraient-elles être formées par groupes de deux, trois ou plus?
  • Votre équipement a-t-il été vérifié pour s’assurer qu’il est en bon état de fonctionnement?
  • Les membres de votre équipe savent-ils comment assurer une gestion optimale de la batterie de l’appareil?

 En conclusion, avant d’envoyer vos équipes de collecte de données sur le terrain, vous devez réfléchir à tous les scénarios et vous préparer en conséquence. Parce que, comme le dit la loi de Murphy, «tout ce qui peut mal tourner tournera mal». D’un autre côté, «la victoire favorise l’esprit préparé».

Une fois que vous aurez suivi ces procédures et pris en compte toutes les éventualités, vous serez prêt à collecter des données!

Pour en savoir plus sur la façon dont Coral Collect peut répondre à tous vos besoins en matière de collecte de données, rendez-vous sur la page d’inscription de Coral Collect ici ou contactez l’équipe d’assistance de Coral Collect.

Vous pouvez également visionner la vidéo d’introduction de Coral Collect ici.