Que signifie le RGPD pour la collecte de données?

Vous connaissez probablement déjà le règlement général de la protection des données (RGPD) qui est en vigueur dans l’Union européenne depuis le 25 mai 2018.

Le RGPD vise à lutter contre le nombre croissant de failles de sécurité, de piratage et de vol de données qui sont devenus monnaie courante sur Internet aujourd’hui.
Les consommateurs en ligne et les internautes en général sont de plus en plus conscients de la valeur que leurs données peuvent avoir pour les pirates ainsi que pour les entreprises. En conséquence, la demande pour plus de transparence et de réactivité de la part des entreprises qui collectent et stockent les données personnelles des utilisateurs, est devenue de plus en plus répandue.

Qu’est-ce que le RGPD?

Le RGPD vise à remplacer une directive européenne plus ancienne, qui date de 1995 et qui a été adoptée avant l’émergence des réseaux sociaux, des mégadonnées, de l’informatique en nuage et de l’Internet des objets. La directive est une «loi sur la vie privée» qui a été transposée en droit belge le 8 décembre 1992 et traitait de la protection de la vie privée en termes de collecte de données personnelles ainsi que de méthodes et d’outils de traitement.

Le RGPD a été conçu pour normaliser la législation sur la protection des données dans toute l’UE (Union européenne) et imposer de nouvelles règles plus strictes sur la manière dont les informations personnelles identifiables (IPI) sont collectées, traitées et stockées.

Qu’est-ce que les IPI (informations personnellement identifiables)?

Les informations personnelles identifiables sont des informations relatives aux éléments suivants dans le cadre du RGPD:

  • Orientation sexuelle
  • Opinions publiques
  • Race ou origine ethnique
  • Santé
  • Données Web (cookies et adresse IP)
  • Informations d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, etc.)

Confidentialité des données au Canada

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui est l’équivalent canadien du RGPD, définit les données personnelles comme «toute information pouvant être utilisée pour identifier une personne». Le règlement comprend les types de données suivants:

  • Âge, nom, numéros d’identification, revenu, origine ethnique, groupe sanguin
  • Opinions, évaluations, commentaires, statut social ou mesures disciplinaires
  • Les dossiers des employés, les dossiers de crédit, les dossiers de prêt, les dossiers médicaux, l’existence de différends entre les clients et les fournisseurs, les intentions (par exemple, d’acquérir des biens ou des services, ou de changer d’emploi).

Réglementation sur la confidentialité des données aux États-Unis

Bien qu’il existe un certain nombre de règles étatiques et fédérales relatives à la confidentialité et à la protection des données aux États-Unis, il n’y a actuellement pas d’équivalent au RGPD, ni une autorité centrale qui applique ses propres réglementations.

À qui s’applique le RGPD?

Au niveau territorial, le RGPD s’applique à toutes les entreprises engagées dans la collecte, le traitement et le stockage de données à caractère personnel concernant des personnes dans l’UE.

À l’origine, le RGPD ne s’appliquait qu’aux personnes dans l’Union européenne. Cependant, le règlement stipule désormais que toutes les entreprises qui proposent des biens ou des services à des personnes situées dans l’UE (y compris des services et produits gratuits) ou qui suivent leur comportement (par exemple, les plateformes de réseaux sociaux, les applications de collecte de données, les applications d’inspection, etc.) doivent se conformer au RGPD.
Cela signifie que même les géants de la technologie, tels que Google, Amazon et Facebook, sont désormais obligés de se conformer au RGPD dans la mesure où ils collectent, traitent ou stockent des informations relatives à des personnes dans l’UE.

Que doivent faire les entreprises pour se conformer au RGPD?

Transparence

Le RGPD est basé sur le principe de transparence. Lorsque les entreprises collectent, traitent ou stockent des données personnelles, elles sont tenues de le faire de manière transparente. En pratique, cela signifie que toutes les personnes concernées doivent être informées dans un langage clair et compréhensible.

Les entreprises doivent préciser quels types de données sont collectées sur les utilisateurs, à quelles fins les données collectées sont utilisées, combien de temps elles seront stockées, avec qui elles seront (ou pourraient) être partagées et quels sont les droits des utilisateurs concernant leurs données.
Tout ce qui précède doit être divulgué dans un document sur le site Web de la société en question.

Consentement

Le simple fait d’informer les clients n’est plus adéquat selon les nouvelles dispositions du RGPD. Il est désormais nécessaire d’obtenir le consentement des utilisateurs avant que le traitement et le stockage de leurs données personnelles puissent avoir lieu légalement.

Garantir la sécurité et la légalité du traitement des données

Les entreprises collectant des données personnelles doivent s’assurer que des mesures techniques et organisationnelles ont été mises en place pour sécuriser ces données.

Respect des obligations particulières d’information des clients en cas de violation de données

En cas de violation de données, les entreprises qui ont stocké les données des clients doivent informer tous leurs clients d’une telle violation de données, si la violation présente un risque significatif («risque élevé») pour la vie privée de leurs clients.

Le RGPD renforce la responsabilité des entreprises

Le RGPD a intégré deux nouveaux concepts dans son champ d’application:

Confidentialité dès la conception

Le premier nouveau concept du RGPD vise à garantir la protection des données dès la conception. Cela signifie que les entreprises qui ont l’intention de collecter et de traiter des informations client doivent tenir compte de la confidentialité de leurs clients lors de la conception de nouveaux produits ou services. Il est donc nécessaire pour les entreprises de développer des produits ou services qui respectent la vie privée de leurs clients.

Confidentialité par défaut

Le deuxième concept vise à assurer la protection des données par défaut. Cela signifie que les entreprises doivent également veiller de manière proactive à ce que la vie privée de leurs clients soit respectée et préservée. En d’autres termes, la confidentialité des données des clients doit être assurée par les entreprises sans que les clients n’aient à en faire la demande. Un exemple de la façon dont les entreprises devraient le mettre en œuvre est en configurant leurs sites Web pour qu’ils soient aussi «respectueux de la vie privée» que possible.

Les données des clients sont-elles autorisées à quitter l’UE?

Oui. Les données peuvent être transférées vers d’autres pays pour autant que ces derniers offrent un niveau de protection des données suffisant. Le niveau de protection des données nécessaire pour que ces pays soient autorisés à être les destinataires de données obtenues auprès de personnes dans l’UE doit être équivalent à celui du RGPD.

Quels sont les droits des clients en vertu du RGPD?

Voici les droits dont disposent les clients en vertu du RGPD:

  1. Droit d’accès
    Les clients et utilisateurs ont le droit de demander, à tout moment, si leurs données ont été collectées.
  2. Droit de rectification
    Des données fausses ou incomplètes doivent pouvoir être corrigées ou complétées à tout moment à la demande des clients et des utilisateurs.
  3. Droit de limitation du traitement
    Dans certaines circonstances, les clients et utilisateurs ont le droit de demander la limitation du traitement de leurs données.
  4. Droit à l’effacement des données (ou «droit à l’oubli»)
    En vertu du RGPD, dans certains cas, les utilisateurs et les clients ont également le droit d’exiger que leurs données soient effacées.

Quelle est la sanction du non-respect du RGPD pour les entreprises?

La sanction que les entreprises qui collectent, traitent ou stockent les informations de particuliers dans l’UE sont susceptibles d’être encourues si elles ne se conforment pas au RGPD, est de 2% du chiffre d’affaires mondial des entreprises. Dans certains cas, cela peut s’élever à des millions d’euros.

5 bénéfices d’une application de collecte de données pour les inspections

Les inspections en lieu de travail sont essentielles pour assurer la maintenance et la conformité des procédures. De plus, elles sont un facteur de prévention des accidents. Effectivement, Il faut comprendre que la plupart des travaux techniques dans une organisation comportent un certain nombre d’activités de routine.
Des protocoles normalisés garantissent que les inspections sont effectuées correctement dans toute l’organisation et que les risques seront systématiquement identifiés. Une simple liste de contrôle papier vaut mieux que rien. Mais une application de collecte de données est la solution toute désignée pour les inspections sur le terrain.

Voici cinq raisons pour lesquelles une application mobile d’inspection représente un avantage.

Qualité

Des rapports de meilleure qualité sont produits via une application d’enquête sur le terrain, ce qui comprend:

  • Aucune d’erreurs de retranscription,
  • Photos jointes,
  • Données géoréférencées intégrées.

Génération automatique de rapports détaillés et complets. Sans aucuns:

  • Dommages dus aux intempéries,
  • Erreurs des employés,
  • Ou des étapes manquées.

Normalisation

Une liste de contrôle informatisée standardise toutes les étapes, garantissant que le protocole est suivi de A à Z. Et ce, peu importe qui fait le travail.

Les employés vedettes représentent généralement un atout, mais les performances à l’échelle de l’entreprise ne doivent pas dépendre d’individus.

Il est préférable de créer des formulaires numériques qui:

  • Standardisent les connaissances,
  • Suppriment le facteur d’erreur humaine,
  • Assurent que les travaux sont toujours exécutés correctement.

Conformité

Une application de collecte de données sur le terrain obligera les inspecteurs à compléter toutes les étapes de la liste de contrôle avant d’enregistrer le processus. Ceci constitue un rempart contre l’oubli ou les erreurs des employés.

Vitesse

Une application vous permettra d’effectuer une inspection et de la partager avec votre superviseur plus rapidement que si vous utilisiez du papier. En effet,

  • Vous n’avez plus besoin d’imprimer et de rapporter physiquement la feuille d’inspection au bureau.
  • Finie la retranscription manuelle des données du formulaire papier dans la base de données.
  • Envoi automatique des fiches d’inspections au superviseur via l’application.

 Flexible

Une application mobile de collecte de données créé autant de formulaires numériques et de listes de contrôle que nécessaire, pour tous les types d’inspections effectuées.

Finalement, avec un outil qui permet la collecte de données hors ligne, vous pourrez l’utiliser partout sur le terrain, qu’une connexion internet soit disponible ou non.

Conclusion

Une application mobile de collecte de données de terrain est la façon moderne et efficace de collecter, d’enregistrer et de partager des données de terrain.

Les organisations qui adoptent une application d’enquête mobile passent beaucoup moins de temps à effectuer des inspections. Vous consacrerez alors plus de temps à l’inspection proprement dite et à l’amélioration des processus généraux de ces inspections.

Coral Collect permet aux organisations de le faire de manière collaborative.

La solution implique tous les niveaux de l’organisation dans la gestion des données de terrain. Les techniciens, analystes et gestionnaires bénéficient tous d’une application de formulaires qui comprend la surveillance des opérations, l’analyse des performances et de la génération automatique des rapports techniques.

En plus d’assurer de meilleures performances sur le terrain, Coral Collect offre une transparence, une responsabilité et une conformité accrues.

Logiciel de collecte de données sur le terrain: Top 5 en 2021

Un logiciel de collecte de données sur le terrain vous permet de créer des formulaires numériques et de mener des relevés de terrain de manière efficace et efficiente. De nos jours et dans les faits, nous parlons d’une application mobile utilisée pour collecter des données sur le terrain.

L’application transfère les données directement du terrain à votre base de données, ce qui minimise le travail manuel et augmente la fiabilité.
Bien que beaucoup d’entre elles puissent offrir des fonctionnalités similaires, la meilleure application de collecte de données sur le terrain présente des avantages distincts. Voici les principaux outils de collecte de données pour 2021.

Coral Collect

La meilleure solution en matière de logiciel de collecte de données sur le terrain est Coral Collect. Cette plateforme permet à votre organisation de collecter des données de terrain géoréférencées -en termes de localisation géographique – et de les visualiser sur une interface web cartographique. Cette solution offre un générateur de formulaires puissant qui permet aux utilisateurs de créer des formulaires numériques efficaces quel que soit le type d’industrie ou domaine d’activité.

Les données que vos techniciens de terrain collectent sont partagées en temps réel. Ainsi, l’objectif de cette application SIG est de stimuler la collaboration à tous les niveaux de votre entreprise.
Coral Collect peut également d’exporter des données dans de nombreux formats, de Excel et CSV à Shapefile et GeoJSON. Les données collectées sur l’application deviennent des informations qui vous pourrez afficher, filtrer et visualiser avec des options de codage couleur.
Comment Coral Collect peut-il encore améliorer vos processus de collecte de données? Il comprend également les fonctionnalités suivantes:

  • Remplissage automatique de formulaires
  • Pré-remplissage des données
  • Création de relevé simple et rapide

Si cela ne suffit pas à vous convaincre que Coral Collect est la meilleure application de collecte de données sur le terrain, il y a plus! Elle comprend un plan entièrement gratuit qui comprend un nombre illimité d’utilisateurs et toutes les fonctionnalités décrites.

JotForm

La prochaine application sur notre liste est le JotForm qui est une solution cloud. Cet outil permet aux entreprises de publier des formulaires en ligne, de mener des enquêtes clients efficaces et de collecter des paiements. Les autres fonctionnalités de cette application de formulaire mobile incluent l’inscription des invités à des événements et la gestion des applications.

JotForm excelle en matière de support client et de formation. Leur forum d’assistance en ligne et leur chat garantissent que leurs clients peuvent utiliser efficacement leur application d’enquête sur le terrain.

Fulcrum

Une autre application de collecte de données terrain à surveiller est Fulcrum. Leur plateforme mobile vous permet de créer des applications personnalisées qui peuvent être utilisées pour collecter des données de terrain liées à bon nombre d’industries. Les données collectées sont géolocalisées et facilement accessibles sur un tableau de bord visuellement attrayant.

Fulcrum s’intègre à plusieurs systèmes et fournit des exemples de formulaires pour vous aider à démarrer. Cependant, l’inconvénient majeur est qu’il ne permet pas la collecte de données sous forme de lignes et de polygones. En conséquence, ce n’est pas une excellente option pour les spécialistes de la géomatique.

Pronto Forms

Pronto Forms, une plateforme développée pour les inspections de construction, les audits et la maintenance, est une autre application utile de collecte de données sur le terrain. Elle a été conçue par une entreprise ontarienne et offre une interface cartographique.
Cet outil s’intègre facilement à Salesforce et SAP, utile pour automatiser les flux de travail. Par contre, vous ne pouvez pas tester l’application gratuitement.

Fastfield Forms

La dernière application de notre liste est Fastfield Forms. Leur plateforme de collecte de données a été conçue pour les chantiers de construction et les inspections de bâtiments et comprend des outils pour répartir les tâches des employés.
Elle offre une période d’essai de 14 jours afin que vous puissiez voir comment vous pouvez créer des tableaux de bord, des formulaires dynamiques et évaluer comment elle s’intègre à d’autres systèmes.

Utilisation d’appareils personnels au travail: avantages et inconvénients

Si 2020 nous a appris quelque chose, c’est que le monde du travail est en train de changer. Au lieu de se rendre au bureau en voiture, de nombreuses personnes travaillent à domicile ou dans des espaces partagés. Les réunions, qui se tenaient au bureau dans une seule pièce, se font désormais en ligne. Ces changements ont ouvert une boîte de Pandore dans le monde des affaires où les employés demandent maintenant à utiliser leurs appareils personnels ou sont contraints de le faire. Qu’ils utilisent leurs propres smartphones, tablettes, ordinateurs portables ou autres appareils, les employés travaillent désormais de différentes manières.

Dans cet article, nous présenterons les avantages et les inconvénients de l’utilisation d’appareils personnels pour le travail.

Avantages de l’utilisation d’appareils personnels

En ce début de 2021, les employés sont plus ouverts à utiliser leurs propres appareils pour le travail, que ce soit à la maison, dans un espace de travail partagé ou au bureau. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation par les employés de leurs propres appareils personnels:

  • Des employés plus heureux – Rien n’égale l’aisance de travailler avec votre propre appareil. Vous connaissez tous vos programmes, êtes à l’aise avec le clavier et vous savez comment résoudre les problèmes liés à votre appareil. Une étude de la «Social Market Foundation » montre que les employés heureux sont 20% plus productifs.
  • Productivité – Selon une étude de Forbes 49% des employés déclarent être plus productifs avec leurs propres appareils qu’avec les appareils de l’entreprise.
  • Réduction des coûts – Les employés utilisant leurs propres appareils sont une solution gagnante pour les entreprises. Selon une étude CISCO, la dépense moyenne en appareils pour chaque employé est de 3 150 $ par an. Les économies de coûts à long terme peuvent être énormes pour les entreprises.
  • Des outils plus efficaces – En règle générale, les employés sont plus susceptibles de mettre à niveau leurs propres appareils. Souvent, les mises à niveau personnelles dépassent de loin la technologie fournie par les entreprises. Par conséquent, les employés sont plus efficaces avec leurs appareils.
  • Simplicité – Garder un œil sur les messages d’un seul téléphone est beaucoup plus facile que de jongler avec des messages entre différents appareils. Un seul appareil pour l’utilisation personnelle et pour le travail, bonifie les canaux de communication.

La plupart des entreprises ne contestent pas le fait qu’avoir des travailleurs plus heureux et plus productifs, tout en réduisant les coûts, est un avantage considérable. Cependant, malgré tous ses avantages, l’utilisation d’appareils personnels sur le lieu de travail présente certains inconvénients.

Inconvénients de l’utilisation des appareils personnels

Depuis l’apparition de la pandémie et du travail à domicile, les entreprises ont dû faire face à des difficultés non négligeables lorsque les employés utilisent leurs appareils personnels pour le travail. En voici quelques-unes:

  • Problèmes de normalisation – Regardons les choses en face! Certaines personnes sont des adeptes du PC, tandis que d’autres sont fidèles aux Mac. Certaines personnes ne jurent que par leur iPhone tandis que d’autres préfèrent Android. Au-delà des avantages au niveau personnel, cela peut créer des défis commerciaux, en particulier lors de la mise en place de nouveaux logiciels. Pour que cela fonctionne, il faudrait que les différentes plateformes soient compatibles entre elles.  Sinon, cela peut rapidement devenir problématique. 
  • Sécurité – Les entreprises de toute taille sont devenues vulnérables aux cyberattaques. Lorsque les gens utilisent leurs propres appareils, les entreprises font confiance à la cybersécurité de leurs employés. C’est un problème. De plus, si vous avez beaucoup d’employés, votre risque sera encore plus grand.
  • Confidentialité des employés – Bien que les employés aiment utiliser leurs appareils pour le travail, il reste le problème de la confidentialité. Les frontières entre le travail et la vie personnelle s’estompent lorsque les entreprises doivent choisir entre la sécurité et la confidentialité. Plus le niveau de sécurité que l’entreprise impose sur l’appareil d’un employé augmente, plus la notion de confidentialité diminuera.
  • Légal – Le stockage de données d’entreprise sur un appareil personnel peut entraîner des problèmes juridiques. Par exemple, si des données potentiellement sensibles tombent entre de mauvaises mains, à qui est-ce la faute?

Le bon choix pour votre entreprise

Vous seul connaissez le bon choix pour votre entreprise lorsqu’il s’agit d’utiliser des appareils personnels au travail. Cependant, nous espérons que cette liste des avantages et des inconvénients vous aidera dans votre décision.

Pourquoi une bonne liste de contrôle augmente-t-elle la sécurité?

Reconnues par les professionnels de la santé, les pilotes et les ingénieurs, une bonne liste de contrôle contribue à améliorer les protocoles de sécurité dans de nombreux secteurs d’activité. 

Cependant, qu’est-ce qu’une bonne liste de contrôle?

Les listes de contrôle de sécurité sont essentielles pour prémunir votre entreprise contre des procédures déficientes ou des accidents. Si vous songez à ajouter une liste de contrôle pour vos activités, lisez la suite pour découvrir comment constituer une excellente liste de contrôle de sécurité.

Pourquoi avons-nous besoin d’une liste de contrôle?

Récemment, les listes de contrôle ont eu un effet positif sur les soins de santé. Selon l’Organisation mondiale de la santé, l’utilisation d’une liste de contrôle en cinq étapes a réduit les infections de deux tiers. De plus, au cours d’une période de 18 mois, l’État du Michigan a sauvé 1 500 vies en utilisant une liste de contrôle.

Bien que toutes les industries ne comportent pas toutes un élément de vie ou de mort, ces statistiques confirment que les listes de contrôle peuvent assurer la sécurité. Par exemple, l’utilisation de listes de contrôle pour les tâches procédurales peut considérablement augmenter l’efficacité et la sécurité dans une majorité d’industries.

Si vous envisagez d’ajouter une liste de contrôle pour la sécurité, l’efficacité ou la responsabilité, veuillez suivre ces conseils. Une liste de contrôle doit être:

1. Précise

2. Efficace

3. Facile à suivre

4. Pratique

Précise

Une bonne liste de contrôle est précise. Elle doit se concentrer sur les étapes les plus critiques pour mener à bien une tâche en toute sécurité. Elle doit être alignée avec le flux du projet et ne pas être constituée exclusivement de cases à cocher. L’ajout d’espaces de commentaires dans la liste de contrôle pourra augmenter la précision de certains éléments. 

Efficace

Une liste de contrôle devrait vous permettre d’effectuer votre travail de manière sûre et efficace. Par conséquent, s’il est essentiel d’avoir des listes de contrôle complètes, elles ne devraient pas avoir pour objectif de tout inclure. Il est important de se concentrer sur les étapes les plus essentielles.

Facile à utiliser

Une bonne liste de contrôle doit être facile à utiliser même dans les situations les plus critiques. Par conséquent, votre liste de contrôle doit être directe, simple et rapide à compléter.

Pratique

Une bonne liste de contrôle est un outil pratique pour faire votre travail en toute sécurité. Les listes de contrôle aident à traiter les étapes nécessaires pour assurer la sécurité d’une tâche. Par conséquent, une bonne liste de contrôle met l’accent sur la responsabilité, la sécurité et les mesures procédurales associées à une tâche.

Utiliser des listes de contrôle pour la sécurité au travail

L’utilisation et l’application de protocoles de sécurité peuvent aider à réduire les incidents, à assurer la responsabilité et à accroître l’efficacité. Avec la bonne liste de contrôle, vous pouvez fournir un environnement de travail sûr pour certaines de vos tâches les plus critiques.

Si vous souhaitez créer une checklist numérique, utilisez Coral Collect et son générateur de formulaires!

Comment l’utilisation d’une application mobile de collecte de données aidera votre entreprise?

Jusqu’à récemment, le stylo et le papier étaient encore, pour plusieurs, le roi des méthodes de collecte de données sur le terrain.

Vos équipes allaient sur le terrain armées d’un stylo, d’un GPS, d’une caméra et d’une pile de formulaires. Ils revenaient avec une masse de papier qui nécessitait des heures de travail supplémentaires pour les transformer en information utilisable.

Heureusement, cette époque touche à sa fin pour quatre raisons principales:

  • Le stylo et le papier sont des outils de collecte de données inefficaces.
  • Un flux de travail manuel est une source d’erreurs.
  • Trop d’équipement sur le terrain est contre-productif, et surtout…
  • L’application mobile a rendu la collecte de données terrain beaucoup plus efficace!

L’émergence des applications mobiles

Environ 44,9% de la population mondiale possède un téléphone portable. En effet, avec 3,2 milliards d’utilisateurs, les appareils mobiles et les applications mobiles font désormais partie intégrante de la vie quotidienne. Par le fait même, la réalité est que vous êtes beaucoup plus susceptible de trouver un smartphone dans la poche de quelqu’un qu’un stylo et du papier.

La prédominance des applications mobiles dans la vie de tous les jours, signifie qu’une majorité de travailleurs trouveront une application de collecte de données sur le terrain intuitive et facile à adopter.

Quelles sont les fonctionnalités d’une application mobile de collecte de données?

La force d’une bonne application mobile de collecte de données de terrain est qu’elle peut être adaptée à vos besoins. 

Les principales fonctions d’une telle application de collecte de données, comme Coral Collect, comprennent:

  • Création de formulaires numériques pour la collecte de données via un générateur de formulaires mobiles.
  • Collecte de données d’enquête adaptée à la plupart des appareils mobiles sur le marché.
  • Compatibilité de l’application de collecte de données avec les systèmes d’exploitation les plus répandus.
  • Collecte simple de données géoréférencées avec une application SIG (Système d’information géographique).
  • Enregistrement de plusieurs types de médias dans une seule application mobile de collecte de données terrain.
  • Collecte de données hors ligne intégrée.
  • Possibilité d’accéder à distance aux formulaires de collecte de données via le cloud.
  • Génération automatisée de rapports.

Quels sont les principaux avantages d’une application mobile de collecte de données?

L’utilisation d’une application d’inspection augmente l’efficacité, réduit la redondance et vous fournit des informations exploitables à partir des données collectées. De plus, collecter des données à l’aide d’une application mobile réduit le temps passé sur le terrain et donc les coûts.

À cela s’ajoute le fait que l’efficacité d’une application d’enquête sur le terrain permet à une petite équipe de s’attaquer à des projets plus importants. Cet avantage fournira à votre entreprise une plus grande flexibilité et évolutivité. En outre, l’automatisation du processus de collecte de données élimine les erreurs associées à la collecte manuelle des données, améliorant ainsi la fiabilité des données.

De plus, le générateur de formulaires de type « glisser-déposer » de Coral Collect vous permet de créer des formulaires de collecte de données personnalisés parfaitement adaptés à vos besoins spécifiques.

Enfin, les applications basées sur le cloud permettent une analyse en temps réel des données entrantes. L’accès en temps réel augmentent l’efficacité des équipes de collecte de données. Les décideurs peuvent ensuite utiliser ces données immédiatement pour prendre des décisions éclairées plus rapidement.

Augmenter votre productivité

Finalement, plusieurs études démontrent que l’utilisation d’une application mobile peut augmenter la productivité de l’équipe sur le terrain jusqu’à 40%.

Si vous souhaitez équiper votre personnel d’un outil mobile puissant et facile à utiliser qui révolutionnera la façon dont vous gérez vos données terrain, utilisez Coral Collect.

7 actions simples pour éviter les erreurs dans la collecte de données

Les opérations de collecte de données sur le terrain sont beaucoup plus complexes qu’on ne le pense. La précision et l’efficacité de ces opérations sont essentielles pour le bon fonctionnement de votre entreprise!

 Voici 7 mesures que vous pouvez prendre pour réduire le risque d’erreurs lors de vos opérations de collecte de données sur le terrain.

 1. Énoncez clairement vos questions

Lorsque vous concevez vos formulaires de terrain, il est important que vous énonciez clairement chaque question. Aucune formation ne peut compenser un questionnaire mal conçu! Vous ne pouvez laisser aucune ambiguïté si vous souhaitez que les données collectées soient cohérentes et exactes.

Prenons, par exemple, une question comme « faites-vous de l’exercice régulièrement? » Cette question est vague et laisse place à interprétation. Certains répondront oui car ils en font une fois par semaine, tandis que d’autres considèreront que régulièrement signifie de 3 à 5 fois par semaine.

Formulez plutôt la question comme ceci:

 « Combien de fois avez-vous fait de l’exercice la semaine dernière? »

La clé ici est de choisir des questions fermées plutôt que des questions ouvertes!

 2. Partagez les objectifs de l’opération

L’un des aspects les plus importants d’une collecte de données sur le terrain efficace, quelles que soient vos méthodes de collecte de données, est de partager les objectifs de l’opération.

En effet, la communication et la transparence aideront à éviter les malentendus de la part de l’enquêteur. Expliquez chaque question au personnel de terrain et partagez avec eux la vision globale de l’opération.

 3. Ne travaillez pas inutilement!

Éviter le surmenage est essentiel. Idéalement, utilisez une application mobile de collecte de données pour réduire la quantité de travail manuel nécessaire pour collecter les données sur le terrain.

 De la même façon, ne fixez pas d’objectifs irréalistes à votre personnel sur le terrain. Il n’est pas nécessaire de créer un stress inutile qui pourrait affecter la qualité des résultats! N’oubliez pas que les employés fatigués seront moins productifs et feront des erreurs plus fréquemment.

Fournissez-leur les bons outils afin d’atténuer ce problème!

 4. Priorisez toujours la qualité à la quantité

Les bonnes données ont toujours plus de valeur que le nombre de données collectées. Une application mobile peut vous aider à collecter des informations de meilleure qualité et vous permettre de prioriser la qualité plutôt que la quantité.

Votre enquête ne sera pas un succès si la qualité des données est médiocre, même si vous collectez des montagnes de données pour l’étayer.

 5. Éliminez la redondance des tâches

La collecte de données sur le terrain implique souvent l’exécution de tâches redondantes. Cela est particulièrement vrai si la collecte de données est effectuée manuellement.

La meilleure façon d’éliminer ce problème est d’utiliser une application de collecte de données sur le terrain pour automatiser les processus. En effet, cela éliminera les tâches redondantes telles que la copie de formulaires papier dans une base de données.

 6. Normalisez les processus

Lorsque vous implémentez des processus standardisés, l’ensemble de votre personnel terrain travaillera de manière cohérente et efficace. Tous vos membres travailleront ensemble vers l’objectif principal.

La normalisation améliore la qualité des informations collectées et l’ensemble du processus sera également plus efficace.

 7. Promouvoir l’automatisation

La règle d’or pour l’efficacité de la collecte de données sur le terrain, et le meilleur moyen d’éliminer les erreurs, est d’automatiser le flux de données. Utilisez autant que possible un générateur de formulaires numériques et une application mobile de collecte de données.

Il existe une corrélation entre la réduction du nombre d’interactions manuelles et la fiabilité de vos données! De plus, la technologie vous permettra de réaliser des économies de temps et de ressources significatives lors des opérations de collecte de données terrain.

Si vous désirez réduire les erreurs de collecte de données sur le terrain et augmenter l’efficacité et la productivité de vos opérations, utilisez gratuitement l’application Coral Collect et voyez comment elle peut aider votre entreprise!

Les avantages et les inconvénients du cloud pour la collecte de données

La pandémie nous a appris que le travail à distance est là pour rester. Ces données sur le milieu du travail le confirment:

  • Quatre-vingt pour cent des employés américains préfèrent les emplois flexibles.
  • Google a adopté l’environnement de travail flexible au moins jusqu’en septembre 2021.
  • Une étude de Novipro a révélé que plus de 50% des entreprises canadiennes estiment que le cloud est l’avenir.

Le travail à distance est intimement lié à la technologie cloud. En dehors du contexte pandémique actuel, la collecte de données sur le terrain est, de par sa nature, un travail qui a toujours été fait à distance. Cette étude de cas est une bonne illustration des avantages et des inconvénients de travailler avec une solution cloud.

Avantages de travailler avec le Cloud pour la collecte de données sur le terrain

  • Sécurité
  • Efficacité
  • Collaboration
  • Flexibilité
  • Réduction des coûts

Sécurité

La technologie cloud est très sécurisée de nos jours. En effet, le stockage et la sauvegarde de vos données ne se font plus localement, mais sur des serveurs externes dupliqués. Vous n’êtes plus vulnérable aux incidents (inondation, incendie et vol) qui peuvent mettre en danger votre matériel et vos données.

Efficacité

Le cloud permet à une application mobile d’être connectée directement à une base de données. Ainsi, cette technologie accélère la vitesse de traitement des données et augmente la productivité. Conséquement, toutes les étapes de transcription manuelle des données sont supprimées par rapport à une solution de type «local» traditionnelle.

«Nos formulaires mobiles sont une bouée de sauvetage pour mes inspecteurs et elle améliore notre précision sur le terrain», déclare Greg, Vice-président des opérations. «Notre application d’inspection a réduit les erreurs et éliminé les processus redondants.»

Collaboration

Une application de collecte de données favorise la collaboration. Elle garantit que tous les membres de l’équipe ont accès aux données en temps réel.

De plus, cette technologie favorise la communication entre les membres de votre équipe, ce qui améliore la synergie et renforce votre entreprise.

La responsable des opérations sur le terrain, Michelle, fait l’éloge des avantages du cloud et des formulaires de collecte de données. « Une application mobile de collecte de données fournit une solution idéale qui favorise le partage de données et le travail collaboratif. »

Flexibilité

Une application de collecte de données vous permet de réaliser de plus grands projets sans augmenter votre personnel proportionnellement.

Comme l’explique Jonathan, technicien en entretien de l’eau, «Avec une application de formulaires numériques, je peux compléter la collecte de données d’inspection requise en moins de temps et plus efficacement.»

Réduction des coûts

Le plus grand avantage d’une application de formulaires numériques est sûrement l’argent qu’elle fait économiser aux organisations. En effet, en plus de réduire les erreurs de saisie de données, elle permet un gain de temps considérable lors de la gestion des données de terrain. Et ce n’est un secret pour personne: sauver du temps, c’est économiser de l’argent!

Les inconvénients de travailler avec le Cloud pour la collecte de données sur le terrain

Le cloud présente des avantages tangibles. Par contre, il existe également d’autres facteurs à prendre en compte pour déterminer si cela convient à votre entreprise.

Accès

L’accès est l’un des problèmes les plus redoutés dans le Cloud. Si l’utilisateur ne dispose pas d’une connexion Internet, ou si la connexion est mauvaise, il ne pourra pas accéder à ses données.

Plan de sauvegarde

Il pourra être nécessaire de mettre en place un plan de sauvegarde qui inclut le stockage hors ligne. En effet, cela garantira le bon fonctionnement de votre organisation en cas de défaillance du système cloud avec un temps d’interruption minimal.

Gestion des autorisations

Le travail collaboratif en ligne nécessite qu’un responsable attribue et gère les autorisations d’accès et de modification d’une base de données. De plus, cela peut rapidement devenir compliqué pour les grands projets, avec de nombreux participants à plusieurs niveaux.

La personne chargée d’un projet peut passer beaucoup de temps à gérer cet aspect au détriment de ses autres tâches.

Assurez-vous de mettre en place un système d’autorisation adéquat et efficace dès le départ pour contrôler cet inconvénient potentiel.

Gestion du changement: intégration d’un nouvel outil technologique

La gestion du changement est un sujet controversé, et elle a généralement une mauvaise réputation dans la plupart des industries. En effet, certains y voient une façon de forcer les employés à accepter le changement. En fait, la gestion du changement est un terme utilisé pour décrire les approches d’une entreprise pour se préparer au changement organisationnel. Ces approches comprennent le soutien et l’aide à ceux qui seront touchés par ce changement.

Bien que la gestion du changement soit une pratique connue depuis plus de 25 ans, le domaine n’a pas évolué comme il aurait dû. Par conséquent, les changements ne sont pas toujours bien mis en place. Contrairement aux idées reçues, la gestion du changement n’est pas réservée aux grandes entreprises simplement parce qu’elles ont les ressources pour le mettre en œuvre.

Au contraire, les petites organisations doivent aussi intégrer la gestion du changement dans leurs pratiques. Étant donné que la gestion du changement consiste principalement à gérer des employés, il y a des étapes de mise en œuvre qui rendront le processus beaucoup plus facile pour toutes les personnes impliquées.

Les étapes de la mise en œuvre de la gestion du changement

Voici les étapes à suivre pour favoriser une transition en douceur pour les employés:

Le processus est divisé en 3 étapes principales:

  • État actuel: changement annoncé mais non appliqué,
  • Transition: mise en œuvre du changement,
  • État futur: une fois le changement mis en œuvre.

État actuel

Analyse et diagnostic

Au stade de l’état actuel, vous devez débuter le processus de conduite du changement par l’analyse et le diagnostic des pratiques existantes. L’analyse des processus actuels de l’organisation vous fournira les informations dont vous avez besoin pour effectuer un changement.Le fait d’identifier les parties prenantes et les résistances probables vous permettra de vous poser les bonnes questions. Ces questions sont essentielles à la réussite de votre changement. Elles permettront de:

  • Mettre en œuvre le changement sous le meilleur angle possible.
  • Comprendre l’auditoire cible et le but du changement.
  • Anticiper les freins et les leviers d’opportunité.

L’Interview des employés est une partie essentielle du processus de gestion du changement. Cet exercice établira les attentes, tout en évaluant les réactions des employés. Cela vous permettra d’identifier les employés qui seront utiles dans la transition.

Communication formelle

Mettre en place des communications formelles à l’intention des employés permettra d’expliquer l’objectif et les raisons du changement. Par ailleurs, réaliser fréquemment de la communication informelle auprès des parties prenantes permettra de définir dans quelle mesure ils appréhendent le changement, ainsi que leur degré de compréhension et d’engagement.
C’est donc par les communications formelles qu’on explique le changement et par les communications informelles que l’on peut aller plus loin et recueillir des enseignements intéressants.
Votre communication autour du changement est bonne lorsque les employés sont en mesure de répondre à ces questions:

  • Quel est le changement?
  • Quel est l’enjeu de ce changement?
  • Savent-ils pourquoi il est nécessaire d’effectuer ce changement?
  • Quel est le contexte de ce changement?
  • Comprennent-ils comment leur travail changera?

 « Tout le monde doit voir la valeur de votre outil. Parce que lorsque les gens ne la voient pas, c’est là que des incohérences d’utilisation sont détectées. » – Patrick Grégoire, PDG, Borealis

État de transition

Dans la phase de transition, vous devez impliquer le personnel de l’entreprise pour les aider à adopter le changement. En effet, il est nécessaire de considérer l’implication des employés autant que le changement lui-même. Pour réussir, assurez-vous de ce qui suit:

  • Communiquez les avantages du changement et aidez les employés à voir le changement comme une opportunité.
  • Gardez les parties prenantes proches et ne les excluez pas en étant trop formel. Écoutez les préoccupations et communiquez fréquemment.
  • La mise en œuvre d’un nouvel outil nécessitera des ateliers de formation et des guides pratiques utiles. Ne laissez pas les employés se sentir rejetés ou confus en ne les instruisant pas complètement sur les nouveaux ajouts.
  • Recherchez les employés clés qui vous aideront à soutenir le reste de l’équipe. Ils aideront les autres employés à s’adapter, et donc à accueillir les opportunités qui s’offrent à eux.
  • Générez des succès à court terme et rendez-les accessibles à tous. Créez des retours d’informations (feedback) concrets et impliquez le personnel dans le développement continu du projet.

État futur

Un changement est un processus qui vous amène d’une situation existante à la situation que vous désirez. Dans l’état futur de la gestion du changement, votre entreprise devrait demeurer concentrer sur cet objectif.

La vitesse à laquelle les employés s’adaptent au changement différera d’une entreprise à l’autre. Ici, il est essentiel de créer la durabilité du changement.

Intégrez et sécurisez le programme de changement dans les canaux de communication et les opérations quotidiennes de votre entreprise.

Assurez-vous que votre nouvel outil reçoive un excellent accueil dans toute l’entreprise.

Tirez profit des utilisateurs clés qui partageront leurs connaissances avec d’autres, s’assurant ainsi que tous les changements sont mis en œuvre correctement et efficacement.

Renforcez de manière cohérente et positive tous les changements induits par le nouvel outil ou processus.

Diffusez systématiquement auprès des employés les retours (feedback) que vous recevez des managers et des utilisateurs clés sur l’utilisation de l’outil technologique mis en place et son impact sur leur flux de travail. En fait, la gestion du changement est un succès lorsque les employés se sont approprié le changement.

La réussite de la gestion du changement

« La conduite du changement est essentielle pour que chacun se sente concerné et puisse trouver sa place dans la transformation à vivre. » Jérémy Cem Dursun, spécialiste en gestion du changement

Les améliorations concrètes apportées par la gestion du changement ne sont pas toujours visibles au début, en particulier pour les employés qui n’ont pas encore apprivoisé le changement. Dans la calligraphie chinoise, deux signes représentent le changement: le danger et l’opportunité. Par conséquent, il est essentiel que vos employés voient le changement comme une occasion d’améliorer leurs compétences plutôt qu’une perturbation de leurs conditions de travail.

Lorsqu’il est mis en œuvre correctement, le changement offre des avantages durables. La gestion du changement crée une base solide de confiance, et elle contribue à développer le sentiment d’appartenance, essentiel au développement harmonieux de l’entreprise.

Nous remercions Jérémy Dursun pour sa contribution à la préparation de cet article.