Restranscription des données papier vers une base de données.

Si vous retranscrivez toujours vos données papier manuellement vers une base de données, cet article vous est destiné. L’objectif sera d’apprendre à automatiser la retranscription des données vers votre base de données.

Problème rencontré:

Le problème rencontré par un grand nombre d’entreprises qui font des relevés sur le terrain est qu’à la fin de la journée, après avoir passé des heures à collecter des données sur le terrain, les techniciens doivent retranscrire manuellement toutes les données qu’ils ont pris sur des formulaires papier dans la base de données.

Il en résulte:

  • Une perte de temps,
  • Une perte d’argent,
  • Des erreurs de retranscription,
  • Plusieurs données perdues,
  • Des délais pour récupérer les données de tous les releveurs.

Comment le collecteur de données ‘Coral Collect’ résout ce problème:

Coral Collect est une application mobile qui permet de remplir des formulaires numériques directement sur le terrain depuis une tablette ou un téléphone cellulaire.

Une fois le formulaire complété, le personnel terrain envoie les données collectées automatiquement vers la base données.

Je vous présente ici les 5 étapes pour automatiser la retranscription des données vers votre base de données.

Étape 1: Créez-vous un compte sur le collecteur de données Coral Collect (C’est gratuit)

Créez votre compte sur Coral Collect ici

Étape 2: Créez un formulaire numérique

Voici venu le moment de transformer votre bon vieux formulaire papier en formulaire numérique.

Pour ce faire:

  • Aller dans l’onglet formulaires,
  • Cliquez sur le bouton + en haut à droite,
  • Donnez un nom à votre formulaire,
  • Glissez les différents champs disponibles sur la droite qui vous intéressent et déposez-les dans la boîte grise à gauche,
  • Éditez les champs que vous avez placés dans la boîte grise pour qu’ils correspondent aux questions de votre formulaire papier.

Pour de l’aide à ce niveau, veuillez visionner ces tutoriels:

Lorsque votre formulaire est créé, veuillez l’enregistrer en cliquant en haut à droite

Étape 3: Téléchargez l’application Coral Collect sur votre appareil

  • Allez sur Google play ou App store,
  • Tapez Coral Collect dans la recherche,
  • Téléchargez l’application sur votre appareil.

Étape 4: Remplissez directement vos formulaires depuis votre tablette ou téléphone portable

Vous pouvez maintenant remplir votre formulaire depuis votre téléphone ou tablette. 

  • Ouvrez l’application,
  • Choisissez le projet automatiquement créé “mon premier projet’,
  • Appuyez sur le bouton + en bas à droite,
  • Sélectionnez votre formulaire,
  • Remplissez vos données,
  • Enregistrez votre formulaire,
  • Synchronisez vos données avec le bouton de synchronisation dans le menu en haut à gauche.

Étape 5: Téléchargez vos données dans le format désiré

Vos données sont déjà entreposées dans une base de données cloud. Si vous voulez les exporter vers une autre base de données, vous devez suivre les instructions suivantes:

  • Connectez-vous au tableau de bord Coral Collect,
  • Allez dans l’onglet projet,
  • Sélectionnez le projet “mon premier projet’,
  • Cliquez sur le bouton d’exportation en haut à droite,
  • Cliquez sur ‘data’,
  • Choisissez le format désiré,
  • Cliquez sur ‘export’.

Votre processus de collecte de données est maintenant automatisé et votre problème est résolu!

Difficulté de partager les données terrain avec le reste de l’équipe

Problème soulevé:

Lorsque l’on collecte des données sur le terrain, il peut être complexe de partager les données avec tous les membres d’une organisation, notamment si ces données sont stockées localement.

Un telle situation implique:

  • D’être présent au bureau pour accéder aux données,
  • D’attendre que les équipes retranscrivent les données terrain avant de pouvoir les visualiser.

Lorsque le processus de gestion de données n’est pas automatisé,  les données sont difficilement accessibles.

Comment le collecteur de données Coral Collect résout ce problème:

Coral Collect enregistre dans  le cloud toutes les données qui ont été collectées à partir de l’application et les partage à tous les utilisateurs de votre organisation.

Ainsi, les utilisateurs peuvent accéder aux données sur un tableau de bord ou sur leur appareil. Vous pouvez mettre en place des permissions pour contrôler l’accès aux données.

Cela permet:

  • D’accéder aux données prises sur le terrain, de n’importe où,
  • De visualiser sans délai sur le tableau de bord les données capturées sur le terrain,
  • De partager les données avec tous les intervenants en temps réel.

La solution Coral Collect favorise la collaboration entre toutes les parties prenantes lors d’une opération de collecte de données sur le terrain. En plus d’automatiser le parcours des données dans votre organisation, elle garantit l’accessibilité à ces données à tous les intervenants. Il en résulte une augmentation de la productivité et une meilleure  prise de décision.

Comment le faire étape par étape?

Sur mobile:

1: Ouvrez l’application,

2: Sélectionnez un projet,

3: Appuyez sur ‘Changement de synchronisation’,

4: Visualisez toutes les données mises à jour sur la carte de l’application.

Sur ordinateur:

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Aller dans l’onglet projet,

3 : Choisissez l’un de vos projets,

4: Visualisez toutes les données mises à jour sur la carte en ligne.

Vous avez résolu votre problème!

Planification des opérations sur le terrain et gestion des équipes

Lors des opérations de collecte de données, plusieurs problèmes apparaîtront si la planification des opérations sur le terrain et la gestion des équipes ont été négligées. Parmi ceux-ci, notons:

Problèmes soulevés: 

  • Réaliser 2 fois la même inspection par erreur,
  • Difficulté de définir l’itinéraire des équipes,
  • Difficulté de mettre à jour les données directement sur le terrain, 
  • Récupérer toutes les données recueillies précédemment.

Plus l’équipe est grande, plus ces problèmes risque de survenir.

Comment le collecteur de données Coral Collect résout ces problèmes?

Tout d’abord, Coral Collect archive dans le cloud toutes les données qui ont été collectées et permet à tous les utilisateurs d’y accéder sur le terrain ou au bureau en temps réel. 

Ainsi:

  • Les équipes sur le terrain peuvent visualiser les données qui ont déjà été collectées et ne pas réaliser le même relevé par erreur,
  • Lorsque les équipes retournent sur le terrain pour observer l’évolution d’une donnée inspectée, ils pourront accéder aux données précédentes et directement les mettre à jour,
  • Les gestionnaires pourront mieux planifier les opérations de collecte de données au jour le jour car ils auront accès à une carte montrant tous les relevés réalisés. Ils pourront plus efficacement définir l’itinéraire de leurs équipes,
  • Toutes les données sont disponibles en format numérique sur les appareils. Il n’est donc plus nécessaire de:
    • Chercher les relevés et photos déjà collectées
    • Apporter physiquement ces données sur le terrain.

Comment le faire étape par étape sur un appareil mobile et sur un ordinateur

Sur mobile:

1: Ouvrez l’application,

2: Sélectionnez un projet,

3: Appuyez sur ‘Changement de synchronisation’,

4: Visualisez vos données sur la carte de l’application.

Sur ordinateur:

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Visualisez vos données mises à jour sur la carte en ligne.

Votre problème est résolu!

Collecter, visualiser et traiter des données géoréférencées.

Si vous devez collecter et traiter des données géoréférencées (ce sera généralement le cas) puis que vous cherchez une solution simple pour le faire, cet article est parfait pour vous.

Problème rencontré:

Un problème rencontré lors de la collecte de données sur le terrain, est  la difficulté de géoréférencer les données. Pour ce faire, on peut indiquer l’adresse civique à proximité mais cette localisation n’est pas précise. Sinon, on peut utiliser un GPS qui capturera les coordonnées de notre position actuelle, ce qui n’est pas pratique car on ajoute un équipement supplémentaire à manipuler.

Par la suite, il faudra associer manuellement cette localisation à la donnée. Ces manipulations répétitives complexifient le processus, surtout pour les néophytes.

Comment Coral collect résout ce problème?

L’application mobile Coral Collect vous permet de collecter vos données directement depuis votre téléphone ou tablette.

Lorsque vous collectez des données, les coordonnées géographiques sont automatiquement associées à votre relevé à votre position actuelle.

Si vous souhaitez définir vous-même la position géographique de votre relevé, une carte est mise à votre disposition pour le localiser à la position désirée. Les coordonnées GPS seront automatiquement ajoutées en tant que métadonnées.

Vous pourrez ensuite visualiser les données directement sur une carte en ligne et les exporter dans un format qui supporte des données géoréférencées.

La collecte de données géoréférencées:

Voici les étapes pour mettre en place Coral Collect afin de collecter vos données sur le terrain:

Étape 1: Créez-vous un compte sur Coral Collect (C’est gratuit),

Étape 2: Créez un formulaire numérique.

Voici venu le moment de transformer votre bon vieux formulaire papier en formulaire numérique

Pour ce faire:

  • Allez dans l’onglet formulaires,
  • Cliquez sur le bouton ‘+’ en haut à droite,
  • Donnez un nom à votre formulaire,
  • Sélectionnez les différents champs disponibles sur la droite qui vous intéressent et insérez-les dans la boîte grise à gauche,
  • Éditez les champs que vous avez placés dans la boîte grise pour qu’ils correspondent aux questions de votre formulaire papier.

Pour de l’aide à ce niveau, veuillez vous référer à ces tutoriels:

Vidéo création de formulaire

Guide créateur de formulaires

Lorsque votre formulaire est créé, veuillez l’enregistrer en cliquant en haut à droite

Étape 3: Téléchargez l’application Coral Collect sur votre appareil

  • Allez sur Google play ou App store,
  • Tapez ‘Coral Collect’ dans la recherche,
  • Téléchargez l’application sur votre appareil.

Étape 4: Remplissez directement vos formulaires depuis votre tablette ou téléphone portable

  • Ouvrez l’application,
  • Choisissez le projet automatiquement créé “mon premier projet’,
  • Appuyez sur le bouton + en bas à droite,
  • Sélectionnez votre formulaire,
  • Remplissez vos données,
  • Enregistrez votre formulaire.

La visualisation de données géoréférencées:

Étape 1: Synchronisez vos données

Cette action va transférer les données que vous avez collectées depuis l’application vers le cloud et permettre à tous les membres de votre organisation d’accéder aux données sur le tableau de bord et sur l’application.

Une fois que vous avez collecté vos données avec l’application:

  • Assurez-vous d’avoir une connexion internet,
  • Cliquez sur le bouton rouge en haut à gauche,
  • Cliquez sur changement de synchronisation.

Étape 2: Connectez-vous au tableau de bord

Étape 3: Ouvrez votre projet et visualisez vos données.

  • Allez dans la section projets du tableau de bord,
  • Cliquez sur le projet dont vous voulez visualiser les données.

Une carte en ligne avec vos données, sous forme de marqueurs de couleurs, va apparaître.

  • Cliquez sur les marqueurs pour voir l’information détaillée des relevés,
  • Vous pouvez personnaliser les couleurs des marqueurs en fonction des réponses que vous avez inscrites dans vos formulaires.

Le traitement de données géoréférencées:

Il est possible de traiter des données géoréférencées en dehors de la plateforme Coral. Pour ce faire, il vous faudra utiliser un SIG (système d’informations géographiques). Les SIG sont des outils qui vous permettront de traiter vos données géoréférencées à un niveau plus spécialisé. Parmi les plus connus il y a:

  • QGIS 

QGIS est un outil gratuit. Pour être en mesure de l’utiliser, il faudra importer vos données géoréférencées dans des formats spécifiques.

Ces formats sont:

  • Geojson,
  • Shapefile

Coral Collect vous permet d’exporter vos données dans ces deux formats. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes suivantes:

Étape 1: Ouvrez votre projet

Étape 2: Exportez

  • Cliquez sur le bouton ‘téléchargement’ en haut à droite de votre projet,
  • Sélectionnez ‘data’,
  • Cliquez sur le nom de la couche de données que vous voulez exporter (le nom du formulaire que vous avez utilisé),
  • Choisissez le format d’exportation désiré dans la liste ( Geojson ou Shapefile),
  • Cliquez sur export.

Votre problème est résolu.

Convertir des données collectées sur le terrain en livrables avec Coral Collect

Problème rencontré

Lorsqu’on effectue des relevés sur le terrain, un des défis que l’on rencontre le plus souvent est de convertir les données collectées en livrables pour nos collègues à l’interne ou pour nos clients.

Comment Coral Collect résout ce problème?

Une fois que vous avez collecté vos données avec l’application Coral Collect, elles deviennent  disponibles dans vos projets sur le tableau de bord. Vous pourrez à cette étape, trier vos données selon vos critères et en bénéficier sous différents formats. Les livrables issus des données terrain, sont créés automatiquement. 

Comment produire vos livrables étape par étape?

ATTENTION: Vous devez collecter vos données avec Coral Collect pour être en mesure de produire les livrables suivants. Pour commencer à utiliser Coral Collect pour la collecte de données terrain, veuillez vous référer à l’article: Mettre en place Coral Collect en 5 étapes.

Excel:

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘data’,

6: Choisissez dans ‘formulaire’ votre couche de données que vous voulez exporter.

7: Choisissez dans type de fichier ‘Excel (XLSX)’

CSV

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘data’,

6: Choisissez dans formulaire votre couche de données que vous voulez exporter,

7: Choisissez dans type de fichier ‘CSV’.

Shapefile

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘data’,

6: Choisissez dans formulaire votre couche de données que vous voulez exporter,

7: Choisissez dans type de fichier ‘Shapefile’.

Geojson

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘data’,

6: Choisissez dans formulaire votre couche de données que vous voulez exporter,

7: Choisissez dans type de fichier ‘GeoJson’.

Images

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton ‘Export‘ en haut à droite,

5: Cliquez sur le bouton ‘Images’.

Rapport PDF

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez dans la table sur le bouton (i),

5: Appuyez sur le bouton ‘Export’.

Rapport PDF personnalisé

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez dans la table sur le bouton (i),

5: Appuyez sur le bouton ‘Export’,

6: Sélectionnez votre rapport personnalisé,

Batch de rapports pdf personnalisé

1: Ouvrez le tableau de bord,

2: Allez dans l’onglet projet,

3: Choisissez l’un de vos projets,

4: Cliquez sur le bouton “report’ situé entre la carte et la table,

5: Sélectionnez votre rapport personnalisé,

6: Cliquez sur Export.

Stockage cloud vs stockage local pour la collecte de données

La technologie cloud gagne en popularité depuis les dernières années. Cette croissance est due au fait que les utilisateurs peuvent accéder aux documents stockés, aux applications et à une capacité de traitement supplémentaire sans avoir à investir dans leurs propres systèmes logiciels et matériels.

La plupart des entreprises considèrent que le stockage dans le nuage est la bonne solution, mais certaines organisations préfèrent utiliser des bases de données et des systèmes locaux. Certains cas d’utilisation, comme une application de collecte de données sur le terrain, n’atteindront leur plein potentiel que s’ils sont utilisés avec une solution cloud. D’un autre côté, une simple application de traitement de texte peut fonctionner correctement sur une infrastructure locale.

Les deux solutions présentent des avantages et des inconvénients, et cet article vous aidera à comprendre les pours et les contres de chacune!

Comprendre les solutions de stockage dans le cloud

Les solutions de stockage dans le cloud vous permettent de stocker des informations en ligne plutôt que sur un serveur et un emplacement spécifique. En règle générale, une plateforme de stockage dans le cloud est gérée par un fournisseur de services tiers et vous permet d’accéder aux informations de n’importe où.

Avantages du stockage cloud

Les solutions de stockage dans le cloud présentent de nombreux avantages, dont:

  • Rentabilité
  • Accessibilité et mise à l’échelle 
  • Intégrité et récupération des données

Rentabilité

Les solutions basées sur le cloud sont plus rentables. Vous payez généralement en fonction de votre utilisation. En effet, vous ne serez tenu de payer que ce que vous utilisez.

Les solutions locales nécessitent une infrastructure physique qui coûte le même prix à installer et à entretenir, que vous utilisiez 1% de sa capacité ou 100%!

Accessibilité et mise à l’échelle 

Une application cloud de collecte de données permettra à vos inspecteurs sur le terrain de créer des formulaires numériques et de télécharger les résultats directement dans une base de données, accessible de n’importe où et à tout moment. La seule exigence est une connexion Internet (sauf si votre solution vous permet de travailler hors ligne, ce qui est généralement le cas), et vous obtiendrez une application de collecte de données terrain entièrement fonctionnelle dans la paume de vos mains!

Une telle accessibilité facilite également la mise à l’échelle de vos opérations. Si votre entreprise connaît une demande saisonnière ou des augmentations inattendues, le fournisseur de services peut augmenter votre capacité de stockage sur le champ.

Intégrité et récupération des données 

Quelles que soient les méthodes de collecte de données que vous utilisez, il est essentiel de conserver un historique des modifications et de pouvoir récupérer les données. Un logiciel de collecte de données sur le terrain qui utilise des solutions basées sur le cloud vous permet de le faire!

Tous les relevés effectués sont dupliqués à plusieurs endroits, garantissant la sécurité et l’intégrité des données. Vous pouvez restaurer le système en cas de modification indésirable, mais les modifications intentionnelles seront automatiquement synchronisées et mises à jour sur chaque appareil.

Inconvénients du stockage Cloud 

Bien que le stockage dans le cloud présente de nombreux avantages, toutes les solutions ne sont pas parfaites. Voici quelques-uns des inconvénients liés aux solutions cloud:

  • Dépendance à un tiers
  • Risques de sécurité

Dépendance à un tiers

L’un des rares inconvénients d’une application de collecte de données basée sur le cloud est que vous dépendez d’un tiers pour accéder à vos données. En d’autres termes, vous devez vous fier sur le fournisseur pour cet aspect essentiel.

Risques de sécurité supplémentaires

Si l’accès à vos données terrain dépend d’un fournisseur de services cloud, vous lui faites également confiance pour assurer la sécurité de vos données. Vous n’avez pas le contrôle exclusif sur la façon dont les données sont sécurisées.

Qu’en est-il des solutions de stockage local?

Un système de stockage local conserve les données numériques sur des périphériques physiques tels que des disques SSD, des disques durs ou d’autres infrastructures. Vous ne pourrez accéder aux données stockées sur des solutions locales qu’aux conditions suivantes:

  • Vous vous connectez au réseau local,
  • Ou encore, vous branchez l’appareil à votre ordinateur.

 Avantages du stockage local

 Les systèmes de stockage locaux présentent certains avantages dont les suivants:

  • Vitesse d’accès
  • Sécurité renforcée

Vitesse d’accès

Puisqu’un disque dur externe ou interne n’a pas besoin d’être téléchargé, vous pouvez accéder aux informations beaucoup plus rapidement.

Sécurité renforcée

Lorsque vous utilisez des périphériques physiques pour stocker des formulaires de collecte de données terrain, vous avez un contrôle total sur la façon dont vous stockez les informations et sur les personnes qui peuvent y accéder. Votre organisation peut concevoir des protocoles de sécurité stricts pour garantir la sécurité de vos données.

Inconvénients du stockage local

Voici quelques-uns des inconvénients du stockage local:

  • Accessibilité réduite
  • Augmentation des coûts
  • Absence de sauvegarde automatique

Accessibilité réduite

Le plus grand inconvénient du stockage local est que vos données ne sont pas facilement accessibles. Il est compliqué de partager des données d’enquête avec les membres de votre l’équipe et vos clients si vous n’êtes pas tous connectés au réseau local.

Augmentation des coûts

Une solution locale peut être plus coûteuse car elle nécessite des investissements pour l’infrastructure, la maintenance et les coûts de mise à niveau récurrents.

Absence de sauvegarde automatique

Si le serveur ou le disque dur qui contient toutes vos données d’enquête meurt, les informations meurent avec lui! Lorsque vous stockez des informations localement, vous augmentez le risque de perte de données en raison d’incendies, d’inondations ou autres incidents.

Quelle solution vous convient le mieux?

Les solutions de stockage dans le cloud sont les solutions de l’avenir. En effet, le stockage local est l’ancienne méthode de travail. Cependant, de nombreuses entreprises continuent de s’y fier car elles ont une perception erronée sur la sécurité des données et elles résistent au changement.

Les avantages fournis par le stockage infonuagique pour la collecte de données sur le terrain dépassent de loin ses inconvénients.

Vous recherchez un collecteur de données qui fonctionne avec la technologie Cloud? Essayez gratuitement Coral Collect!

Collecte de données quantitatives et qualitatives sur le terrain

Il ne fait aucun doute que les données et les outils de collecte de données sont essentiels à l’étude des résultats de vos opérations terrain. En fonction de vos méthodes de collecte de données, vous serez en mesure d’observer  les tendances au sein de votre secteur d’activité, vous permettant de prendre des décisions éclairées.

Il est essentiel que tout le monde dans le domaine des opérations sur le terrain comprenne qu’il est plus important de collecter les bonnes données que toutes les données possibles. Pour ce faire, vous devez bien préparer votre équipe au processus avec un logiciel approprié, tel qu’une application de collecte de données terrain, et définir les objectifs de l’opération. Commencez par vous poser ces questions

Tout au long du processus de création de formulaires de collecte de données terrain pour votre opération imminente, vous devez choisir entre des questions qui généreront des données qualitatives ou quantitatives.

Comprendre les données quantitatives

Les données quantitatives peuvent être quantifiées ou traitées en un mot ou un nombre, comme quand, combien, oui ou non. Cette vidéo est un tutoriel pour vous montrer comment créer des formulaires numériques qui vont vous permettre d’obtenir des données quantitatives.

Dans l’ensemble, les données quantitatives sont meilleures pour la création de rapports car elles standardisent l’information. C’est incroyablement utile pour la collecte de données terrain et la création de visuels pour une interprétation immédiate des tendances.

Les données quantitatives sont idéales pour la collecte des données terrain car elles sont faciles à cartographier et à interpréter. Cependant, les données quantitatives donnent peu de détails sur l’état observé, autres que ce que nous pouvons voir et compter. Par exemple, des données quantitatives indiqueront que la porte est en mauvais état, mais elles n’informeront pas du « comment ».

C’est là qu’interviennent les données qualitatives.

Utilisation de données qualitatives

Contrairement aux données quantitatives, les données qualitatives sont le résultat de questions ouvertes. Les données qualitatives comprennent les opinions et les interprétations de techniciens ou d’experts qui ont fait les observations. 

Ils écrivent généralement leurs résultats dans leurs propres mots, ce qui entraîne une perte d’exactitude et de fiabilité des données. Les données qualitatives ont beaucoup à nous offrir. Cependant, elles doivent être traitées de la même manière que les données quantitatives pour en améliorer la précision. L’utilisation d’une application comportant des formulaires numériques personnalisés pour créer des questions et contrôler les réponses est un excellent début pour authentifier les résultats de données qualitatives.

Données qualitatives vs quantitatives: Lesquelles sont le mieux pour votre collecte de données?

Lorsqu’il s’agit de données quantitatives ou qualitatives dans une opération de collecte de données sur le terrain, privilégiez le quantitatif. N’employez le qualitatif que lorsque c’est essentiel pour une meilleure compréhension de la situation observée.

Enfin, Coral Collect est heureux de vous offrir gratuitement la seule solution de collecte de données dont vous aurez besoin. Avec Coral Collect, vous et votre équipe pouvez collecter, sauvegarder et partager des données sur le terrain.

Cette solution collaborative permet à chaque niveau de votre organisation de jouer un rôle dans la gestion des données terrain. Dans un monde d’inexactitude, laissez Coral Collect agir comme votre source de fiabilité des données. Inscrivez-vous aujourd’hui!

Les 5 meilleurs conseils pour créer un bon formulaire numérique mobile

 Vous avez décidé de transformer votre formulaire papier de collecte de données terrain en un formulaire numérique. Vous voudrez sûrement créer un formulaire qui, non seulement capture les données, mais favorise aussi leur analyse pour en extraire des informations significatives.

Nous présentons ici les conseils les plus utiles lors de la création d’un formulaire numérique efficace pour la collecte de données terrain. Ces 5 conseils principaux sont: 

  • Le choix d’une plateforme intégrant un créateur de formulaire,
  • En-têtes,
  • Champs temporels,
  • Choix d’observations prédéfinis,
  • L’ajout d’un champ photo.

 1. Choisissez une plateforme avec un créateur de formulaire numérique

Plus précisément, travaillez à partir d’une application de collecte de données sur le terrain qui comprend un générateur de formulaire modulaire de type glisser-déposer. Il doit également contenir une grande variété de champs (case à cocher, texte, nombre, etc.). Vous pourrez ensuite créer un formulaire aussi personnalisé que possible.

2. Ajoutez des en-têtes

Plus votre formulaire est long, plus il est important que vous incluiez des en-têtes qui catégorisent les réponses. Ils vous permettront de localiser rapidement les données qui doivent encore être collectées.

3. Inclure les champs temporels

Il est important de saisir la date et l’heure à laquelle votre formulaire a été rempli.

Vous trouverez ces informations utiles pour plusieurs raisons, dont:

  • L’analyse et la traçabilité des données temporelles,
  • L’analyse de l’évolution des données dans le temps.

 4. Définir des choix d’observation prédéfinis

Pour faciliter l’analyse de vos données, vous souhaiterez limiter autant que possible la capacité de l’utilisateur à rédiger des réponses ou des commentaires personnalisés (sauf dans les cas où vous collectez spécifiquement des données qualitatives).

Les choix de réponses prédéfinis augmentent la fiabilité des données et l’efficacité de l’opération de collecte de données. Ils permettent d’obtenir:

  • Des données standardisées et plus précises,
  • Un gain de temps pour remplir le formulaire – les utilisateurs peuvent associer leur observation à l’un de vos choix de réponses.

Bien sûr, il peut y avoir des moments où, malgré tous vos efforts pour fournir les bonnes options, l’utilisateur doit indiquer une réponse différente. Vous devez donc ajouter un choix «Autre» à chaque question, ainsi qu’un champ de texte que l’utilisateur peut remplir. Si une telle réponse est utile pour les observations futures, ajoutez cet élément manquant à votre formulaire de collecte de données pour usage ultérieur.

5. Insérez un champ photo

Ajoutez un champ photo dans votre formulaire pour fournir des éléments visuels qui ajoutent une valeur supplémentaire à l’observation. En fait, seule une photo fournira généralement un visuel qui précisera l’état des données observées.

L’application Coral Collect dispose d’un créateur de formulaires simple à utiliser. Avec Coral Collect, vous serez en mesure de créer rapidement des formulaires personnalisés, pour des opérations terrain des plus élémentaires aux plus complexes.

Et en prime, vous pouvez collecter vos données directement à partir de vos formulaires mobiles sur les appareils iOS et Android n’importe où.

Consultez ce guide vidéo pour vous aider à créer votre premier formulaire.

Essayez Coral Collect gratuitement dès aujourd’hui.

Comment la technologie mobile améliore les inspections?

L’offre dans le domaine des technologies mobiles de collecte de données est de plus en plus diversifiée pour répondre à la demande croissante de l’industrie de l’inspection. Ce secteur d’activité couvre plusieurs domaines tels que:

  • Construction,
  • Infrastructure,
  • Mobilier urbain,
  • Routes,
  • Travaux publics, etc.

De plus en plus d’entreprises spécialisées dans les inspections sur le terrain migrent vers le numérique pour augmenter leur productivité et réduire leurs coûts.

Par conséquent, nous présentons ici le concept d’utilisation d’applications mobiles pour améliorer les méthodes de collecte de données lors des inspections sur le terrain.

Comment les applications mobiles améliorent-elles les inspections?

Les applications mobiles peuvent améliorer les inspections de plusieurs manières:

  • Élimination de tâches redondantes
  • Numérisation des formulaires
  • Retranscription et traitement des données
  • Géolocalisation des données
  • Accès à l’historique des inspections 
  • Planification des opérations et accès aux données en temps réel
  • Meilleure communication au sein d’une organisation
  • Rapports de qualité

Numérisation des formulaires

Tout d’abord, la migration numérique se traduit notamment par l’abandon des formulaires papier au profit des formulaires numériques que l’on retrouve dans les applications de collecte de données de terrain.

Retranscription et traitement des données

Le passage au numérique pour la collecte de données terrain élimine l’étape manuelle de retranscription des données. En effet, la collecte numérique permet de copier les données du formulaire papier directement dans une base de données. De plus, cela simplifie la gestion des photos terrain en remplaçant l’utilisation d’un appareil photo conventionnel. L’application mobile remplace automatiquement ces étapes fastidieuses et chronophages.

Élimination des tâches redondantes

Aussi, notons l’élimination des tâches redondantes telles que la création manuelle de rapports et de base de données. L’utilisation d’une application vous permet de créer des formulaires numériques standardisés. Ces applications permettent d’exporter les données collectées dans le format qui vous convient le mieux.

Géolocalisation des données

Un autre avantage important est la géolocalisation des données. Les coordonnées exactes sont capturées via l’application et le système GPS du téléphone. Ceci permet de réduire de nombreuses manipulations lorsqu’il s’agit de cartographier les localisations des données.

En effet, lors de la réalisation des inspections, il est particulièrement important de capturer la position géographique des observations. En général, le personnel de terrain utilise un appareil GPS pour obtenir les coordonnées lat-long pendant l’inspection. L’application mobile capture automatiquement ces informations et les relie au formulaire.

Accès à l’historique des inspections 

La technologie mobile permet à l’inspecteur d’avoir accès aux données d’inspections antérieures directement sur son appareil mobile. Ainsi, il peut voir l’évolution de l’état des équipements inspectés et mettre à jour l’observation dans la base de données directement sur le terrain.

L’outil de collecte de données permet une meilleure communication entre les membres de votre équipe d’inspection. Aussi, cet outil évite les pertes d’informations, car tout ce qu’ils doivent savoir est disponible directement dans l’application.

Planification des opérations et accès aux données en temps réel

Un autre avantage d’un collecteur de données dans la planification des itinéraires d’inspection. Sans le bon outil. cette tâche peut être laborieuse. En effet, les parcours doivent être saisis manuellement sur une liste ou une carte.

L’application de collecte de données affiche les résultats des inspections en temps réel. Elles sont donc facilement accessibles à tous les membres de l’équipe. Les gestionnaires gagnent un temps précieux pour planifier de manière optimale les itinéraires tout en minimisant le risque d’erreur.

Meilleure communication au sein d’une organisation

Enfin, les applications mobiles de collecte de données permettent une meilleure communication entre les services d’inspection et de réparation (maintenance). Ces applications facilitent le partage d’informations en temps réel et éliminent tout retard administratif.

Prenons l’exemple de l’inspection des bornes fontaines:

Avec la méthode traditionnelle, l’équipe d’inspection doit transmettre manuellement la position et la fiche d’informations de la borne d’incendie à réparer à l’équipe d’entretien. Ce processus de partage d’informations est laborieux et peut entraîner des erreurs et des retards.

L’application mobile de données de terrain indique sur une carte en temps réel à l’équipe de réparation les bornes-fontaines à réparer. Ainsi, les équipes de maintenance peuvent trouver leur chemin facilement et accéder directement aux inspections géoréférencées.

Finalement, les informations sur la réparation sont automatiquement saisies dans la base de données et deviennent accessibles en temps réel aux gestionnaires de projet.

Rapport de qualité 

Il y a d’énormes avantages à utiliser une application mobile dans ce cas, y compris la création automatisée de rapports (évitant d’autres retards administratifs). En effet, l’application mobile permet d’éviter les erreurs lors de la gestion des données et crée instantanément un rapport PDF ou Excel (ou d’autres formats de rapports en fonction de ce que vous souhaitez). Les interfaces visuelles aident souvent les utilisateurs et leurs clients à prendre de meilleures décisions plus rapidement.

La qualité de ce rapport et la rapidité avec laquelle il est fourni au client représentent un avantage pour l’entreprise d’inspection par rapport à la concurrence. En effet, cela peut favoriser une meilleure fidélisation de la clientèle et, même, une augmentation du taux de conversion des leads lors de la prospection de marché.

Conclusion

Finalement, en fonction de l’application mobile que vous choisissez, vous disposerez d’une carte en ligne intégrée sur laquelle seront affichées les données d’inspection que vous aurez collectées sur le terrain.

Vous pouvez utiliser les propriétés de l’application comme le filtrage et l’ajout de codes de couleur à vos différents rapports d’inspection et accéder à des visuels qui vous permettront de prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Quand on parle d’outils mobiles d’inspection, l’une des solutions les plus complètes qui nous vient à l’esprit est Coral Collect.

Pour conclure, Coral Collect est une solution qui nous permet de collecter, sauvegarder et partager des données terrain de manière collaborative. Cette solution permet à tous les niveaux de l’organisation d’être impliqués dans la gestion des données terrain.

Les utilisateurs peuvent utiliser les fonctionnalités de Coral Collect pour créer des formulaires numériques avec un générateur de formulaires en ligne, remplir des formulaires sur le terrain avec l’application mobile et afficher / exporter des données sur un tableau de bord pour des rapports complets accessibles à toute l’équipe. Aussi, tous les membres de votre équipe, des techniciens aux analystes en passant par les gestionnaires, bénéficieront de l’utilisation de Coral Collect. Pour en savoir plus sur les avantages de l’utilisation d’une application de collecte de données sur le terrain, veuillez lire Automatisation des processus de collecte de données sur le terrain: la clé pour être efficace