Automatisation des processus de collecte de données sur le terrain: La solution pour être efficace

Vous pourriez penser qu’à notre époque, plus personne ne remplit de formulaires sur le terrain avec un stylo et du papier. Cependant, de nombreuses organisations travaillent encore avec ces outils, et si vous lisez cet article, vous en faites probablement partie!

L’utilisation de formulaires papier pour les opérations de collecte de données sur le terrain peut être contre-productive et entraîner un surplus de travail. En effet, ces tâches manuelles sont souvent longues et redondantes, et elles créent un obstacle à l’efficacité de votre collecte de données sur le terrain.

La meilleure façon d’automatiser ce processus de collecte de données est d’intégrer une application mobile dans le flux de travail!

Qu’est-ce qu’une application de collecte de données de terrain?

Une application de collecte de données terrain est une solution logicielle qui vous permet de créer des formulaires numériques, de les remplir directement sur un appareil mobile et de transférer automatiquement les données dans une base de données sécurisée.

L’application automatise l’ensemble du processus de collecte de données sur le terrain auparavant effectué avec un stylo et du papier!

Avantages de l’automatisation des processus

L’automatisation de ce processus présente de nombreux avantages, notamment:

  • Réduction des coûts,
  • Amélioration de la productivité,
  • Fiabilité,
  • Évolutivité.

Réduction des coûts

L’utilisation de formulaires papier est un processus coûteux. Combien cela vous coûte-t-il de collecter et de stocker des données avec la méthode du stylo et du papier?

En règle générale, il s’agit d’un processus laborieux qui nécessite de manipuler les données manuellement. En effet, les techniciens doivent retranscrire les données du formulaire dans une base de données. À cela, il faut ajouter la géolocalisation des données et le traitement des photos correspondantes. Les techniciens de terrain coûtent cher et vous ne voulez pas qu’ils passent leur temps à traiter manuellement des données!

Une étude réalisée par Guillaume Nepveu, le PDG de Chaac Technologies, a révélé que le traitement manuel peut coûter jusqu’à 2 $ pour chaque donnée collectée. Ce coût a été calculé sur la base de son expérience en tant que gestionnaire de données terrain et d’enquêtes auprès des clients.

Une application de collecte de données sur le terrain réduira considérablement ce coût tout en éliminant ces étapes fastidieuses!

Productivité améliorée

L’automatisation des processus se traduit également par un gain de productivité. En effet, les techniciens passeront plus de temps à collecter avec précision des données sur le terrain plutôt qu’à retranscrire et à traiter des données.

De plus, l’application leur fournit un outil unique pour remplir les formulaires numériques efficacement. Aussi, cette application permet de prendre des photos et s’orienter sur le terrain. Cela emplace l’utilisation des les formulaires papier, de l’appareil photo et du GPS.

Enfin, les données sont également transférées vers la base de données appropriée en temps réel. Ceci permet aux gestionnaires et aux décideurs de prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Fiabilité

La collecte manuelle de données est généralement moins fiable qu’une collecte numérique. En effet, chaque technicien peut interpréter différemment une même observation sur le terrain. Ainsi, la méthode manuelle est souvent une source d’erreurs et d’incohérences qui peuvent conduire à des décisions incorrectes.

L’automatisation des processus améliore la fiabilité des données et des résultats issus des opérations sur le terrain.

Évolutivité

Finalement, le temps et l’argent que vous économiserez en automatisant ces processus pourront vous permettre de prendre en charge des projets plus importants et de faire croître votre entreprise, sans pour autant devoir augmenter votre personnel de façon proportionnelle!

En d’autres termes, une petite équipe peut effectuer le travail qui exigerait normalement plus de personnel.

Y a-t-il des inconvénients à l’automatisation des processus?

Bien que l’automatisation des processus présente de nombreux avantages, il existe certains inconvénients, notamment le coût initial et la gestion du changement.

Coûts

L’automatisation de vos processus nécessitera un investissement dans une solution logicielle. Ces solutions peuvent parfois être coûteuses et nécessitent un certain temps d’apprentissage et d’adaptation pour être mises en œuvre correctement. Heureusement, l’industrie du logiciel est de plus en plus compétitive et les prix de plusieurs solutions sont très abordables.

Calculez votre retour sur investissement et vous constaterez que, généralement, les avantages l’emportent largement sur les coûts à ce niveau.

Gestion du changement

Tous les changements de processus nécessitent du temps d’adaptation, et le personnel devra apprivoiser ces nouvelles méthodes, surtout s’ils travaillent d’une certaine manière depuis des années. Certains logiciels peuvent être difficiles à utiliser, alors assurez-vous de tester différentes options avec votre équipe pour savoir quelle sera la meilleure solution.

Nous vous recommandons de remplacer progressivement les anciennes méthodes de collecte de données par la nouvelle pour faciliter cette transition.

Comment commencer

Coral Collect est le meilleur moyen d’automatiser votre processus de collecte de données sur le terrain. C’est une solution simple pour collecter, stocker et partager vos données terrain. En effet, tous les niveaux de votre organisation peuvent être impliqués dans la gestion des données, de sorte que les techniciens, les analystes et les responsables peuvent travailler en collaboration pour optimiser les opérations terrain.

Pour en savoir plus sur les bénéfices qu’apportent une application de collecte de données terrain, lisez l’article: Les 5 principaux avantages d’utiliser une application de collecte de données sur le terrain
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Application de collecte de données sur le terrain: 5 points à considérer

L’époque où l’on collectait des données sur le terrain avec un stylo et du papier est révolue depuis longtemps. De nos jours, les applications mobiles permettent de collecter des données terrain directement depuis votre téléphone ou votre tablette. Les plateformes de collecte de données ont simplifié la façon dont nous collectons les données sur le terrain. Aussi, elles ont également facilité leur stockage, analyse et partage.

Voici 5 questions qui vous aideront à choisir le bon outil de collecte de données.

Une connexion Internet est-elle disponible sur le terrain?

Le travail sur le terrain implique souvent la collecte de données dans des endroits sans connexion Internet. Il est impératif que votre application fonctionne hors ligne. Un logiciel de collecte de données sur le terrain qui ne nécessite pas de connexion réseau vous permet de sauvegarder vos données et de les téléverser une fois que vous êtes de nouveau en ligne. La plupart des applications de collecte de données hors ligne enregistrent tous les formulaires sur un appareil mobile. Une fois de retour en ligne, ces apps les transfèrent ensuite dans une base de données dans le Cloud.

À quoi vos données collectées sur le terrain serviront-elles?

Si vous travaillez dans des domaines tels que la construction, l’environnement ou le transport, vous devrez probablement capturer les coordonnées GPS des données que vous collectez. Ainsi, assurez-vous que votre application de collecte de données terrain intègre la dimension géographique pour géolocaliser vos données. Une bonne application vous permettra de localiser automatiquement vos formulaires de collecte de données. Cette localisation peut être à votre position actuelle, ou à un autre endroit souhaité. Cela peut habituellement s’effectuer en cliquant sur une carte ou en spécifiant une adresse civique. En outre, recherchez une application qui vous permettra d’obtenir des données dans une variété de formats. Ces formats devraient inclure les fichiers Excel, PDF et CSV. Certaines applications proposent également des formats qui incluent une dimension géomatique, notamment GeoJSON et shapefile.

La plateforme est-elle flexible?

Les besoins de collecte de données peuvent varier en fonction des industries, de la nature des opérations sur le terrain et des méthodes de collecte de données. Ainsi, recherchez une application de collecte de données terrain qui possède toutes les fonctionnalités nécessaires. Assurez-vous que cette application peut s’adapter à la façon dont vous gérez vos projets. Ces fonctionnalités incluent la gestion des permissions des utilisateurs, la création des formulaires et le choix de la géométrie associée aux données.

Il est également important de prendre en compte les capacités de visualisation des données dans la plateforme. Par exemple, le fait d’avoir accès à une carte qui vous permet de visualiser des données géolocalisées et de les filtrer selon différents critères, vous aidera à prendre des décisions rapides et efficaces. De plus, assurez-vous que vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des données à l’aide de la solution de collecte de données, à la fois sur votre appareil mobile et votre ordinateur au bureau.

Sur quelle base le prix est-il établi?

Le coût des applications de collecte de données est généralement basé sur le nombre d’utilisateurs qui peuvent utiliser la solution. Cependant, il est avantageux de rechercher une solution qui fixe le prix différemment. Par exemple, certaines applications calculent plutôt la quantité de données collectées plutôt que du nombre d’utilisateurs enregistrés sur la plateforme. Un tel modèle de prix peut être avantageux pour vous. En effet, la valeur ajoutée pour une entreprise qui collecte des données est liée aux données et non au nombre d’utilisateurs.

Quelle est la qualité du support et des ressources disponibles autour de l’application?

La transition du papier-crayon vers des formulaires numériques aura un impact sur votre flux de travail. Il est donc essentiel que le fournisseur de la solution que vous choisissez s’engage à fournir un support client et technique de qualité, y compris un accès à des vidéos de formation et des guides pour votre équipe. En cas de doute, n’hésitez pas à consulter le fournisseur pour savoir s’il sera en mesure de répondre à vos besoins spécifiques et, dans quelles conditions et dans quels délais.

Conclusion

L’efficacité et l’efficience des applications de collecte de données feront passer votre entreprise au niveau supérieur. Nous espérons que cet article vous a aidé dans le processus de sélection d’une plateforme qui répondra à vos besoins. Êtes-vous prêt à choisir votre application de collecte de données sur le terrain? Commencer à utiliser Coral Collect gratuitement dès aujourd’hui.

Les 5 principaux avantages d’utiliser une application de collecte de données sur le terrain

La façon traditionnelle de collecter des données sur le terrain consiste à utiliser des formulaires papier. Si c’est ce que vous utilisez, sachez qu’il existe des solutions beaucoup plus efficaces.

Cependant, de nombreuses organisations hésitent à modifier leur mode de fonctionnement. En effet, vous n’avez pas besoin de réparer quelque chose qui n’est pas cassé, n’est-ce pas? Eh bien, ce n’est pas parce qu’un travail a été fait d’une certaine manière pendant des années, qu’il n’y a pas de meilleure façon de le faire.

Abandonner les formulaires papier vous permettra d’économiser du temps et de l’argent. Aussi, cela améliorera également l’efficacité de vos opérations.

Voici les cinq principales raisons pour lesquelles vous devriez utiliser une application de collecte de données sur le terrain:

1. Cela fait gagner du temps – et de l’argent!

L’embauche de techniciens terrain est un investissement coûteux car ils sont généralement hautement spécialisés. En contrepartie, ils apportent une valeur considérable sur le terrain. Vous souhaitez donc maximiser le temps qu’ils passent sur le terrain. Vous ne les payez pas pour remplir de la paperasse!

Lorsque vous utilisez une application de collecte de données, vos équipes terrain collecterons des données directement sur leurs appareils mobiles. Ces informations seront partagées en temps réel avec les autres membres de l’équipe et le personnel du bureau. Ceci vous permettra de tirer le meilleur parti de leur temps sur le terrain.

Cette technologie vous fera gagner du temps et de l’argent. Aussi, elle vous donnera également un avantage sur vos concurrents. Nos recherches ont révélé que vous pouvez économiser jusqu’à 40% en temps de traitement des données en utilisant une application de collecte de données sur le terrain!

2. Processus décisionnel accéléré

En utilisant une application de collecte de données. le responsable des équipes terrain peut accéder aux données en temps réel. Ces données se présentent à travers des visuels et d’autres outils de l’application. Vous pourrez ainsi identifier immédiatement les goulots d’étranglement et autres problèmes potentiels avec vos projets. Ceci vous aidera à prendre des décisions éclairées le plus rapidement possible.

3. Standardisation des données et amélioration des processus 

L’un des plus gros problèmes des formulaires papier traditionnels est que chaque technicien de terrain les remplira différemment. Il n’y a, par exemple, pas de contrôle sur des champs obligatoires sur une feuille de papier et les techniciens peuvent donc les remplir comme ils le souhaitent.

Une application de collecte de données vous permet également de standardiser ce processus et de vous assurer qu’il n’y a pas de variation dans la façon de présenter les informations, indépendamment de qui effectue l’observation sur le terrain. De plus, cette application géolocalise automatiquement toutes les données collectées et les transfère dans une base de données.

Aussi, une application de collecte de données terrain élimine les erreurs de retranscription ou les informations indéchiffrables. Elle garantit également qu’aucun formulaire n’est endommagé ou perdu. 

Pour terminer, la standardisation des données renforcera vos capacités d’analyse des données et améliorera votre compréhension des tendances et des schémas au sein des informations collectées.

4. Accédez à tous les outils nécessaires à partir d’un seul appareil

Les applications de collecte de données sur le terrain permettent également à vos techniciens de disposer de tous les outils dont ils ont besoin sur un seul appareil. Ils n’ont plus besoin de transporter des appareils photo, des appareils GPS, des crayons et du papier, ou même des cartes qui aident à l’orientation sur le terrain.

Tout ce dont ils ont besoin se trouve directement dans l’application!

5. Service client amélioré

L’amélioration du service client est un autre avantage de l’utilisation d’une application de collecte de données sur le terrain. Vous pouvez rapidement fournir à vos clients des rapports de qualité en travaillant avec une application. Ainsi en éliminant la manipulation de formulaires papier, vous éviterez les retards et les erreurs dans vos livrables.

Aller de l’avant avec un collecteur de données terrain

Si vous êtes prêt à améliorer votre processus de travail et à aller de l’avant avec une application de collecte de données sur le terrain, utilisez Coral Collect gratuitement!

Pour terminer, Coral Collect est une solution simple pour la collecte, le stockage et le partage de données. Cet outil vous aidera à utiliser les données terrain de manière collaborative et permettra d’impliquer tous les niveaux de l’organisation dans la gestion des informations collectées sur le terrain.