9 erreurs à éviter en collecte de données sur le terrain

Dès le départ, l’organisation d’opérations de collecte de données sur le terrain est souvent stressante, parfois même accablante. Typiquement, elles impliquent beaucoup de gens, et elles s’effectuent dans des environnements dynamiques, où ce que l’on peut contrôler est limité. Suite à l’article 10 questions pour mieux planifier une collecte de données nous voulons continuer à vous aider lors de la préparation d’une opération de collecte de données sur le terrain, en vous faisant part de 9 erreurs courantes à éviter:

1 – Le manque de planification

Les opérations de collecte de données sur le terrain sont souvent complexes, et requièrent un certain niveau de planification. La négligence de cette étape est l’un des pièges observés les plus courants! Sans planification adéquate, vous risquez ainsi que vos équipes ne puissent collecter les données correctement une fois rendues sur le terrain. Aussi, le manque de planification peut ralentir leur travail et causer des pertes de temps. Pire encore, vos équipes pourraient se voir obligées d’arrêter leurs opérations et de revenir au bureau.

Assurez-vous de dresser une liste des facteurs susceptibles de nuire au travail de vos équipes sur le terrain, et songez à des solutions. Ces facteurs peuvent être d’ordre:

  • Environnemental
  • Opérationnel
  • Légal 
  • Etc.

Vous devez penser à tout ce qui risque de mal tourner, car c’est probablement ce qui arrivera! Vous devez prévenir les membres de vos équipes de ces éventualités, et vous assurer qu’ils connaissent les procédures à suivre au cas où elles surviennent. Penchons-nous maintenant sur une seconde erreur que vous pouvez facilement éviter: le manque d’entraînement.

2 – Le manque d’entraînement

Dans plusieurs disciplines, l’entraînement est la clé du succès. Ceci est particulièrement vrai en ce qui a trait aux opérations de collecte de données sur le terrain. Une main-d’oeuvre bien formée travaille habituellement de manière plus habile, plus rapide et avec plus d’assurance. Non seulement un entraînement adéquat devrait-il aider vos équipes à collecter les données, mais également leur permettre de mieux identifier lesquelles sont les meilleures à collecter.

Avoir de meilleures données augmente la confiance envers votre base de données, ce qui permet d’optimiser la qualité des analyses et rapports. En plus d’augmenter la qualité des données, un entraînement adéquat aide à vous assurer que vos équipes procèdent de manière standardisée.

On voit tous les choses de façons différentes. Par conséquent, lorsque différentes personnes collectent des données, leur perception peut varier.  Par exemple, une personne peut qualifier un équipement comme étant inutilisable, alors qu’une autre pourrait le trouver encore fonctionnel. La normalisation des processus réduit la variation de la base de données, ce qui accroît sa validité.

3 – Ne pas utiliser les outils adéquats

Outiller adéquatement vos équipes sur le terrain aura pour effet d’accroître leur efficacité et d’augmenter la qualité des données qu’elles recueillent. Ces outils sont de différents types:

  • Appareil de positionnement GPS
  • Tablette électronique avec application de collecte de données
  • Équipement d’arpentage
  • Drones
  • Etc.

L’une des plus importantes dépenses sur le terrain étant sans conteste la main-d’oeuvre, c’est donc une excellente idée d’investir sur de l’équipement susceptible d’optimiser son rendement. En revanche, il pourrait s’avérer fort coûteux pour votre opération d’essayer d’économiser quelques dollars en équipement.

Le bon équipement devrait renforcer le potentiel de vos équipes sur le terrain, pour autant qu’elles maîtrisent leur utilisation.

Image démontrant deux personnes  qui utilisent une application de collecte de données sur le terrain.

4 – Ne pas maîtriser ses outils

Alors, vous croyez avoir trouvé l’outil parfait, qui promet de régler tous vos soucis? Génial! Maintenant, tâchez d’éviter une autre grave erreur. D’envoyer vos équipes sur le terrain sans une connaissance approfondie de leur équipement de travail peut s’avérer désastreux. Après tout, l’utilisation d’équipement ou de logiciel requiert toujours une certaine période d’apprentissage.  Il faut prévoir le temps nécessaire afin de pouvoir maîtriser un outil.

Également, vous devez  considérer comment ce nouvel outil s’intégrera à vos flux de travail. Devrez-vous modifier entièrement vos méthodes de travail afin d’intégrer cet outil? Ne serait-ce pas mieux si cet outil était assez flexible afin de l’intégrer aisément à vos flux de travail existants?

Poursuivons avec une autre erreur courante, en lien avec la charge de travail.

5 – Sous-estimer la charge de travail

Collecter des données sur le terrain est une tâche ardue! Non seulement vos équipes sur le terrain doivent-elles faire preuve d’une grande concentration tout au long de la journée, mais elles doivent également faire face à l’environnement: la pluie, le vent, le soleil, etc.

Lorsque vos équipes reviennent au bureau après une longue journée passée à collecter des données, la plupart ressentiront de la fatigue, voire même de l’épuisement. Alors, comment vous assurer que le transfert de données s’effectue correctement et de manière productive? Cette étape peut s’avérer beaucoup plus complexe si vous utilisez encore des formulaires papier, ou encore les mauvais outils. La meilleure façon d’éviter les situations d’engorgement en ce qui concerne vos processus consiste à assigner suffisamment de gens pour accomplir ces tâches.

J’aimerais vous faire profiter d’une notion acquise au fil de plus d’une décennie à titre de gestionnaire de données en situation d’urgences environnementales. Prévoyez en moyenne une personne afin de traiter les données collectées manuellement* par trois équipes sur le terrain. L’utilisation d’une plateforme de gestion de données réduira le nombre de personnes requises pour traiter une même quantité de données.

Maintenant que vous tenez compte du traitement des données, avez-vous songé à la quantité de données requises pour votre opération?

6 – Collecter trop d’informations

Avez-vous déjà entendu parler des mégadonnées (Big Data) et de leur promesse de révolutionner le monde? Pour le plus grand bien de votre opération, de grâce, évitez ce concept! Concentrez plutôt vos efforts sur la quantité idéale de données à collecter. Évitez de collecter des données qui ne sont pas réellement nécessaires seulement parce qu’elles pourraient devenir importantes dans un avenir lointain et un peu flou. Vous collecterez ainsi seulement ce dont vous avez besoin! En plus de nuire à l’efficacité de vos équipes sur le terrain, collecter trop de données rend également le traitement de ces dernières plus complexe.

7 – Ne pas collecter suffisamment d’informations

Un manque d’informations compromet votre capacité d’atteindre les objectifs de votre collecte de données. Cela semble bien évident! Croyez-moi, j’aimerais que ce soit le cas. Cependant, la dure réalité est qu’on ne peut créer d’information à partir de données absentes. Assurez-vous d’inclure tous les champs nécessaires dans votre formulaire, afin de vous permettre d’analyser les données correctement. Quel est le meilleur moyen de vous en assurer? En confirmant que vos équipes sur le terrain collectent les données nécessaires au cours d’un entraînement avec leur équipement.

Voilà qui couvre la plupart des aspects concernant les données que vos équipes sur le terrain vont collecter. Maintenant, si seulement on avait un moyen de les vérifier! C’est ce qui nous amène à une autre erreur qui plane sur plusieurs collectes de données…

8 – Ne pas collecter de métadonnées

Les métadonnées sont des données collectées indirectement par vos équipes sur le terrain, qui permettent d’assurer un suivi sur les données qu’elles collectent. Au minimum, les métadonnées doivent répondre à ces trois questions:

  • Qui a collecté chaque donnée?
  • Quand cette dernière a-t-elle été collectée?
  • Où a-t-elle été collectée ?

Les métadonnées sont essentielles pour l’assurance et le contrôle de la qualité (AQCQ), et afin d’obtenir de l’information à partir des données plusieurs années après leur collecte.

Alors, vous croyez être finalement prêt? Une dernière erreur guette encore votre opération sur le terrain.

9 – Dévier des objectifs

Jusqu’ici, nous avons survolé la complexité des opérations de collecte de données et certains facteurs qui peuvent menacer leur réussite. Envoyer des gens collecter des données et les rapporter pour ensuite les traiter est souvent tout un défi.

Ainsi, on peut facilement dévier des objectifs qui ont justifié cette collecte de données sur le terrain, compte tenu de toutes les étapes requises afin d’en assurer le succès. En cours de route, si un doute survient, prenez un moment pour réfléchir aux objectifs. En vous concentrant sur l’atteinte de vos objectifs, vous serez en mesure de prendre de meilleures décisions et de mieux articuler ce qui est attendu de vos équipes sur le terrain.

Maintenant que vous êtes au courant de toutes ces erreurs qui menacent le bon déroulement votre collecte de données, on vous souhaite d’être en mesure de les éviter! N’oubliez pas que le meilleur moyen de réussir votre opération est de débuter par une planification soignée. Si vous recherchez un moyen de simplifier votre opération sur le terrain, on vous invite à essayer gratuitement Coral Collect.

*NDLR: données collectées à l’aide de formulaires papier, d’appareils GPS, de caméras, etc.)

10 questions pour mieux planifier une collecte de données

Votre organisation vous a attribué le mandat de mettre sur pied une collecte de données sur le terrain. Que vous ayez de l’expérience en planification de ce type d’opération ou non, tenir une réflexion avant de vous y lancer est souvent une bonne idée! Dans le cadre d’une opération  de collecte de données sur le terrain, plusieurs éléments méritent votre considération. Nous avons donc développé 10 questions pour orienter votre réflexion, afin de vous aider à planifier votre opération de collecte de données sur le terrain efficacement:

1 – Quel est l’objectif de cette opération de collecte de données sur le terrain?

Cette question sert à établir la base de votre réflexion. Il vous faut comprendre à quoi sert votre collecte de données, et savoir comment les données seront finalement utilisées. Également, songez à la forme sous laquelle vous devrez remettre les livrables:

  • Un rapport détaillé en format PDF
  • Un tableau de données Excel
  • Une carte géographique
  • Un fichier de données compatible avec des systèmes d’information géographique (SIG) (GeoJSON ou Shapefile)

Gardez vos objectifs en tête tout au long de votre réflexion. La seconde question introduit la contrainte temporelle reliée à votre opération:

2 – Quand serait le moment idéal afin de collecter vos données?

On vous invite à réfléchir concrètement sur le moment où devrait se dérouler votre opération terrain. Par exemple, si vous devez collecter des données sur le sol d’un milieu naturel, les données ne sont peut-être pas disponibles si le sol est recouvert de neige. Si vous devez collecter des données sur un rivage, c’est à marée basse que les données seront le plus accessibles. Si vos équipes effectuent un sondage porte-à-porte, il y a sûrement un moment de la journée où les répondants sont plus susceptibles de se trouver à domicile.

Selon le type de données, vous devez savoir quels moments seraient optimaux afin de pouvoir les collecter. Notre prochaine question est reliée à la manière dont le temps peut avoir une incidence sur la qualité, voir même la validité des données.

3 – Quelle est la durée de vie des données collectées lors de votre opération?

On vous demande ici de réfléchir sur la manière dont le temps peut affecter les données collectées. C’est-à-dire, votre opération consiste-t-elle à collecter les données une seule et unique fois sur le terrain, ou si vous devez observer une évolution des données au fil du temps?

Prenons en exemple une collecte de données sur le revêtement d’un réseau routier. Les variations de température et le nombre de véhicules qui y circulent vont affecter l’état du revêtement. Dans ce cas, comme dans plusieurs autres, il serait nécessaire de collecter les données à quelques reprises au cours d’une même année.

Suivant cette réflexion sur les conséquences du temps envers les données, voici une quatrième question qui pourrait vous faire économiser du temps!

4 – Est-ce que certaines données sont déjà disponibles?

Voici une question toute simple qui pourrait vous faire économiser beaucoup de temps lors de votre collecte de données! Est-ce que votre organisation possède déjà des données qui pourraient être utiles? Des données ouvertes ou du domaine public pourraient-elles être intégrées à votre collecte? Si tel est le cas, elles pourraient permettre une économie de temps considérable à votre opération.

Penchons-nous maintenant sur les lieux de votre collecte de données, avec une cinquième question:

5 – Dans quel environnement se déroule votre collecte de données?

L’environnement où se déroulera votre opération a une incidence directe sur l’accessibilité des données. Certains types d’environnements permettent aux membres de votre équipe d’accéder facilement aux données afin de les collecter. Par exemple, si vous devez collecter des données au niveau du sol sur un terrain qui appartient à votre organisation. D’autres environnements peuvent rendre la collecte beaucoup plus complexe. Par exemple, si les données que vous devez collecter se retrouvent en haut de tours de télécommunications, situés sur des terrains où une autorisation est requise afin d’y accéder.

Certaines données peuvent également se retrouver dans un environnement où il ne serait pas sécuritaire d’envoyer vos équipes collecter des données. Ainsi, vous devrez songer à des solutions alternatives ou à l’utilisation d’outils technologiques appropriés, tels que l’imagerie:

  • Satellite
  • Aérienne 
  • A l’aide de drones

Cette réflexion sur l’environnement dans lequel se déroulera votre collecte de données nous amène à une sixième question.

6 – Comment vos données seront-elles positionnées géographiquement?

La nature des données que vous devez collecter déterminera la manière dont vous allez relever leur positionnement géographique.

Un simple code postal peut parfois suffire afin de positionner les données lors d’une collecte porte-à-porte. Dans d’autres cas, des coordonnées de type latitude et longitude seront plus adaptées aux besoins des utilisateurs finaux. Par exemple, lors d’une collecte de données sur des infrastructures municipales (lampadaires, bornes-fontaines, signalisation, Etc.). Selon la nature des données requises par l’objectif de votre opération, vous utiliserez sûrement l’une des méthodes suivantes afin de positionner vos données:

  • Relever l’adresse municipale si la collecte se déroule en milieu urbain
  • Noter les coordonnées prises à l’aide d’un receveur GPS
  • Utiliser une application GPS sur mobile ou tablette électronique
  • Utiliser de l’équipement d’arpentage

La nature des données requises par l’objectif de votre opération et les livrables influencent inévitablement le choix de l’équipement requis. Cette septième question est également liée à l’environnement de votre collecte de données:

7 – Comment vos équipes pourront s’orienter sur le terrain et savoir où collecter les données?

Selon l’environnement où doit se dérouler votre collecte de données, une connexion internet peut être disponible, ou non. Donc, vous devez réfléchir sur le moyen que vous mettrez à disposition de vos équipes sur le terrain, afin qu’elles puissent s’orienter et savoir où collecter les données. Plusieurs options peuvent répondre à vos besoins:

  • Une carte de papier
  • Une carte électronique téléchargée sur un appareil mobile
  • Une application cartographique 
  • Une application de collecte de données qui comprend une interface cartographique

Afin de faire suite à ces réflexions reliées à l’environnement de votre opération, notre prochaine question nous ramène aux données.

8 – Quelles données sont essentielles afin d’atteindre les objectifs de votre collecte?

On vous invite à tenir une réflexion sur les données nécessaires à l’atteinte de vos objectifs. Vous pourriez être tenté de collecter au passage des données qui ne sont pas indispensables. Celles-ci risquent de complexifier inutilement la collecte de données sur le terrain. Lorsque vous aurez déterminé les données primordiales, vous pourrez passer à l’ébauche du formulaire que vous utiliserez sur le terrain.

Lors d’une opération de collecte de données, l’une des meilleures pratiques consiste à insérer aussi souvent que possible des choix multiples dans votre formulaire. Cette technique comporte trois avantages majeurs. Elle permet de:

  • Réduire le temps requis par la collecte
  • Standardiser les données collectées
  • Diminuer le temps dédié à la gestion des données

Poursuivons avec une question concernant les données qui soutiendront celles collectées au cours de votre opération terrain.

9 – De quelle façon collecter les métadonnées?

Il est fortement recommandé d’appuyer les données collectées au cours d’une opération à l’aide de métadonnées. Celles-ci vous permettent de savoir qui a collecté les données, à quel moment et à quel endroit. Les métadonnées seront utiles tout au long de votre opération et parfois même après. Elles permettent notamment:

  • De suivre l’évolution de vos équipes sur le terrain
  • De vérifier efficacement des tendances et anomalies
  • D’offrir une traçabilité aux données collectées

Pour plus d’information sur l’importance des métadonnées, vous pouvez vous réferer à la 8éme erreur de l’article: 9 erreurs à éviter en collecte de données sur le terrain

La collecte de ces métadonnées doit s’effectuer à même le formulaire utilisé au cours de votre opération. Autrement, vous pouvez choisir d’utiliser des outils qui permettent d’automatiser ces étapes de votre processus. Ce qui nous amène à notre dernière question:

Image d'une personne collectant des données sur le terrain à l'aide d'une application sur une tablette électronique.

10 – Quels outils ou technologies pourraient vous aider à collecter les données le plus efficacement?

Il s’agit ici de déterminer quels outils seront nécessaires lors de votre opération de collecte de données sur le terrain, selon les résultats attendus.  De nos jours, les applications de collecte de données, comme Coral Collect sont des outils qui favorisent l’efficacité. Coral Collect permet notamment:

  • Une amélioration de l’orientation des équipes sur le terrain et de partager les données en temps réel
  • D’attribuer automatiquement des coordonnées géographiques aux données lors de la collecte
  • D’intégrer des photos directement dans vos formulaires
  • D’exporter instantanément les données collectées en rapport
  • D’automatiser le transfert des données collectées vers la base de données, réduisant ainsi de 40 % le temps alloué à la gestion de données comparativement aux méthodes traditionnelles

Ce dernier avantage représente une économie de temps considérable en ce qui concerne la gestion des données. Imaginez le temps requis pour retranscrire des données collectées manuellement sur des formulaires papier! Les applications de collecte de données permettent d’éliminer ce type de manipulation de votre processus. 

On espère que ces questions aideront à orienter votre réflexion, en vue de planifier efficacement votre collecte de données sur le terrain. On vous invite également à essayer gratuitement la plateforme Coral! Vous pourrez ainsi collecter, sauvegarder et partager des données sur le terrain de manière collaborative avec toutes les personnes qui y seront impliquées.