Remote workforce

10 façons de garder votre main d’oeuvre à distance productive et concentrée sur les tâches

Lorsque la pandémie de COVID-19 a commencé, les entreprises se sont adaptées et le travail à domicile est devenu la norme un peu partout dans le monde. Aujourd’hui, certaines restrictions liées à la pandémie ont été levées. Pourtant, de nombreuses entreprises continuent d’autoriser, sinon d’encourager leurs employés à travailler à distance.
Certaines entreprises maintiennent le modèle de main d’oeuvre à distance dans le but de servir le bien commun en aidant à réduire la propagation du virus. D’autres le font parce qu’ils ont découvert que plusieurs de leurs employés préfèrent non seulement travailler à domicile, mais sont en fait plus productifs.

Quelle que soit la raison, si la totalité ou une grande partie de votre main-d’œuvre est à domicile, vous saurez que ce modèle présente sa juste part de défis, notamment pour :

  • Contrôler les processus d’affaires
  • Assurer le bon fonctionnement de votre opération
  • S’assurer que vos équipes sont en mesure de communiquer avec facilité

Voici 10 bonnes pratiques pour vous aider à maintenir l’engagement des employés, à maintenir l’efficacité opérationnelle et à optimiser la productivité, même avec une main-d’œuvre à distance.

1. Améliorer la collaboration

Plus votre équipe sera collaborative, meilleures seront ses performances. De la même façon, plus la collaboration est  performante, plus votre productivité est élevée. À cette fin, vous devez vous assurer que vos équipes à distance peuvent collaborer aussi facilement qu’elles le pourraient si elles n’étaient pas dispersées.

Dans cet esprit, envisagez de mettre en œuvre un logiciel de collaboration si vous ne l’avez pas déjà fait. Des applications comme Jira et Slack peuvent vous aider à minimiser les malentendus qui surviennent facilement lorsque les membres de l’équipe ne sont pas en contact constant. Ils peuvent également vous aider, vous et vos équipes, à éviter les erreurs et à gérer les projets, ainsi que les crises, avec une plus grande efficacité.

2. Fixer des objectifs pour les travailleurs à domicile

Saviez-vous que 39 % des employés à domicile terminent leurs tâches plus rapidement que ceux qui travaillent dans des lieux de travail fixes ?

Pour s’assurer que le travail qu’ils effectuent correspond aux priorités de votre entreprise, il est important de fixer des objectifs clairs et mesurables. Plutôt que de faire des suppositions, exprimez-vous de façon éclairée. Étant donné que vos employés travaillent de manière isolée, soyez précis quant à leurs tâches et responsabilités individuelles pour éviter les chevauchements et optimiser la productivité.

3. Responsabilisez vos employés à distance

Personne ne veut être microgéré. Au contraire, les gens valorisent l’autonomie. En effet, selon les recherches, les employés qui connaissent un faible niveau d’autonomie ont tendance à être moins engagés dans leur travail que ceux qui ont un niveau élevé d’autonomie.

Tirez le meilleur parti de vos employés en leur donnant les moyens de prendre leurs propres décisions, de communiquer de nouvelles idées et de les mettre en œuvre.

4. Créez des rapports quotidiens et utilisez-les

Les rapports d’avancement quotidiens du projet sont essentiels, surtout lorsque votre équipe est dispersée. Alors, réservez du temps chaque jour pour créer un portrait quotidien des tâches commerciales en cours et de l’avancement du projet.

Les rapports d’état sont un moyen efficace de surveiller les travaux, d’examiner les données et d’éviter les problèmes de communication, ainsi que les mauvaises surprises. Faites-en une habitude quotidienne et vous serez mieux en mesure de gérer et de surveiller votre équipe. De plus, vous aurez la tranquillité d’esprit de savoir que tout se passe comme prévu.

5. Gardez une trace du support client

Les clients sont au cœur de chaque entreprise La meilleure façon d’améliorer la satisfaction de vos clients est de communiquer régulièrement avec eux. Êtes-vous sûr que vos employés à domicile se connectent suffisamment avec vos clients ?

Une façon de s’en assurer (sans micro gérer votre personnel) consiste à mettre en œuvre un logiciel qui permet aux employés d’enregistrer la sensibilisation des clients. Dans un souci d’efficacité, profitez des fonctionnalités d’automatisation mais n’en faites pas trop. Vos clients apprécient le contact humain.

6. Planifiez, planifiez et planifiez

Il est facile d’errer sans but lorsque vous n’avez pas de feuille de route. Pour atteindre vos objectifs avec efficacité, vous avez besoin d’un plan. Ce plan doit prioriser les tâches les plus urgentes afin que vos employés sachent ce que l’on attend d’eux individuellement et en équipe.

Pour vous assurer que les tâches sont terminées à temps, incluez un calendrier clair dans votre plan. Cela vous aidera, vous et vos employés, à prévoir les ressources afin qu’elles puissent être affectées aux tâches les plus urgentes.

7. Communiquez fréquemment avec l’ensemble de votre personnel

La collaboration améliore les performances, et la communication en est la clé, en particulier entre les travailleurs à distance. Voici quelques façons de promouvoir la communication :

  • Organiser une réunion virtuelle hebdomadaire pour tous les employés afin que vous puissiez tenir tout le monde au courant des plans de l’entreprise
  • Se connecter de manière proactive avec les employés individuels sur une base quotidienne afin que les travailleurs à distance ne se sentent pas isolés
  • Donner aux employés la possibilité d’exprimer leurs doutes et préoccupations
  • Utiliser la technologie à votre avantage (voir #8)

8. Choisissez les bons outils de communication

La technologie peut simplifier et faciliter la communication à distance et la collaboration en équipe. Aidez les employés à se tenir au courant des actualités de l’entreprise et à localiser les documents et les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

Recherchez des solutions logicielles telles que Slack et Microsoft Teams, qui aident les entreprises à maintenir les lignes de communication ouvertes.

9. Concentrez-vous sur les données en temps réel

Rien ne vous permet autant de garder un œil sur ce qui se passe comme l’analyse des données en temps réel. Avec des solutions numériques en temps réel comme Coral Collect, vous pouvez suivre les progrès quotidiens de votre équipe en consultant un seul tableau de bord.

De telles applications permettent aux gestionnaires et aux employés de voir les travaux en cours et ce qui doit être fait à tout moment.

10. Migrer des formulaires manuels vers des formulaires mobiles

L’envoi de mises à jour manuelles aux équipes, aux clients et aux parties prenantes internes prend du temps. Migrez vers une application de formulaires mobiles comme Coral Collect et vous et vos équipes pourrez effectuer des mises à jour plus précises et plus fréquentes.

Non seulement vous aurez tous accès à l’information plus tôt mais les mises à jour prendront aussi moins de temps et nécessitent moins de gestion. Ainsi, cela vous permettra de passer plus de temps à améliorer vos produits et vos opérations commerciales.Si vous souhaitez profiter des avantages des données en temps réel et des méthodes de collecte de données mobiles, apprenez-en plus sur Coral Collect.

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